KRS adalah proses dengan paling banyak pemangku kepentingan: mahasiswa memilih, dosen pembimbing akademik menyetujui, operator memantau dan menambal yang tersendat. Bagian ini menjelaskan sisi operator.
Alur KRS
Satu baris KRS bergerak melewati empat keadaan:
- Draf — mahasiswa masih bebas menambah dan menghapus.
- Menunggu Persetujuan — sudah diajukan; mahasiswa tidak bisa lagi mengubah, tetapi masih bisa membatalkan pengajuan.
- Disetujui — sudah disetujui pembimbing akademik.
- Ditolak — dikembalikan; mahasiswa bisa memperbaiki dan mengajukan ulang.
Pembatalan pengajuan mengembalikan baris ke Draf dan menghapus catatan pengaju serta penyetujunya — termasuk dari keadaan Disetujui, bila memang perlu dibuka kembali.
Mengatur periode KRS
Buka Setting → Pengaturan Akademik. Dua tab pertama mengatur kapan KRS bisa diisi:
- KRS Umum — semester aktif, kapasitas kelas bawaan, serta tanggal buka dan tutup bawaan.
- Periode KRS per Prodi & Angkatan — aturan yang lebih rinci. Untuk prodi tertentu dan angkatan tertentu, Anda bisa menetapkan tanggal buka dan tutup tersendiri yang menimpa tanggal bawaan.
Aturan per prodi dan angkatan inilah yang dipakai kampus yang membuka KRS bertahap, misalnya mahasiswa tingkat akhir lebih dulu.
Batas SKS
Batas SKS mahasiswa dihitung dari IPS semester sebelumnya menurut tangga yang Anda tetapkan di Setting → Pengaturan Operasional → tab Batas SKS KRS. Untuk mahasiswa baru yang belum punya IPS, batasnya diambil dari isian khusus mahasiswa baru di tab KRS Umum.
IPS yang dipakai adalah IPS terkini — dihitung dari nilai yang ada saat itu juga, termasuk nilai yang baru masuk dan konversi aktivitas yang baru diakui. Konsekuensinya perlu diketahui: batas SKS seorang mahasiswa bisa berubah di tengah periode KRS ketika nilai semester sebelumnya baru dilengkapi. Itu perilaku yang benar, tetapi kerap ditanyakan mahasiswa yang batasnya naik atau turun tanpa ia mengubah apa pun.
Untuk pengecualian per orang — misalnya mahasiswa yang diberi kelonggaran karena akan menyelesaikan studi — gunakan Setting → Penyesuaian Batas SKS. Penyesuaian ini berlaku untuk satu mahasiswa pada satu semester, dan menimpa hasil hitungan otomatis.
Konversi aktivitas ikut diperhitungkan di KRS
Mata kuliah yang sudah diakui lewat konversi aktivitas — skripsi, PKL, magang yang dikonversi — kini dikenali sebagai sudah pernah ditempuh. Sebelumnya tidak: mahasiswa yang skripsinya sudah diakui tetap tercatat belum pernah mengambilnya, boleh mengontraknya ulang, dan mata kuliah yang berprasyarat mata kuliah itu terkunci selamanya.
Tiga hal ikut membaik karenanya: panduan mata kuliah di halaman KRS menandai statusnya dengan benar, pemeriksaan prasyarat berjalan, dan aturan pengulangan mata kuliah menghitung konversi sebagai percobaan yang sah. Ambang kelulusan konversi mengikuti skala nilai prodi yang bersangkutan, bukan angka tetap.
Memantau pengajuan
Buka Layanan → Pengajuan KRS. Tabel menampilkan tiap mahasiswa beserta jumlah baris KRS-nya yang masih draf, yang menunggu persetujuan, dan yang sudah disetujui, lengkap dengan total SKS.
Ini halaman pemantauan harian selama periode KRS: mahasiswa dengan angka menunggu yang tidak turun-turun berarti pembimbing akademiknya belum bertindak.
Dari tiap baris, tindakan Kelola KRS membawa Anda ke KRS mahasiswa tersebut.
Bertindak atas nama mahasiswa atau dosen PA
Di halaman KRS mahasiswa (lewat Perkuliahan → Mahasiswa → [mahasiswa] → KRS), operator yang berwenang bisa:
- memilihkan kelas untuk mahasiswa;
- mengajukan KRS atas namanya;
- menyetujui tanpa menunggu dosen PA;
- membatalkan pengajuan;
- menghapus baris KRS.
Semua tindakan ini terekam atas nama akun Anda, bukan atas nama mahasiswa atau dosen. Jejaknya tersimpan, jadi gunakan seperlunya dan sebaiknya dengan kesepakatan prodi.
Bentrok jadwal saat memilih kelas
Saat sebuah kelas ditambahkan ke KRS, sistem memeriksa apakah jadwalnya beririsan dengan kelas lain yang sudah ada di KRS mahasiswa itu pada semester yang sama.
Perilakunya bergantung pada satu pengaturan di Setting → Pengaturan Operasional → tab Jadwal. Bila penolakan bentrok tidak diaktifkan — dan ini bawaannya — kelas tetap ditambahkan disertai peringatan kuning yang menyebutkan kelas mana yang bentrok. Bila diaktifkan, penambahan ditolak.
Perlu diketahui: kelas yang belum punya jadwal sama sekali tidak akan terdeteksi bentrok, karena memang belum ada waktu untuk dibandingkan.
Pembimbing akademik
Persetujuan KRS dilakukan pembimbing akademik, jadi pastikan tiap mahasiswa punya satu. Buka Layanan → Pembimbing Akademik. Tabnya langsung menunjukkan masalahnya: Tanpa PA untuk yang belum punya, dan Multi PA untuk yang punya lebih dari satu.
Tindakan Tambah Pembimbing Akademik menetapkan pembimbing, dan Lihat Semua Pembimbing menampilkan seluruh riwayat pembimbing seorang mahasiswa. Halaman ini memakai data ringkasan yang disegarkan berkala; bila Anda baru saja mengubah data dan angkanya belum berubah, gunakan Refresh Cache.
Memeriksa kesesuaian kurikulum
Layanan → Kurikulum Mahasiswa memeriksa apakah mata kuliah yang diambil mahasiswa memang ada dalam kurikulum yang berlaku baginya. Tab Ada MK Diluar menampilkan mahasiswa yang mengambil mata kuliah di luar kurikulum — perlu ditinjau sebelum nilai dan transkrip dihitung.
[Gambar — halaman Pengajuan KRS dengan kolom Draft, Pending, Disetujui, dan SKS]