Data mahasiswa di NeoSiakad tersusun dalam dua lapis yang perlu dibedakan sejak awal, karena banyak kebingungan operator berpangkal di sini.
Dua lapis: biodata dan riwayat
- Biodata mahasiswa — identitas orangnya: nama, NIK, tempat dan tanggal lahir, alamat, data orang tua. Satu baris untuk satu orang.
- Riwayat pendidikan — pendaftarannya pada satu prodi: NIM, prodi, angkatan, jalur masuk, status. Satu orang bisa punya lebih dari satu riwayat.
NIM tidak melekat pada biodata, melainkan pada riwayat. Mahasiswa yang pindah prodi memperoleh riwayat baru dengan NIM baru, sementara biodatanya tetap satu.
Menelusuri satu mahasiswa
Buka Perkuliahan → Mahasiswa, cari namanya, lalu buka detailnya. Deretan sub-navigasi di bagian atas membawa Anda ke seluruh sisi mahasiswa tersebut tanpa perlu kembali ke daftar:
- Riwayat Pendidikan — daftar pendaftaran, NIM, prodi, status.
- KRS — kartu rencana studi per semester, termasuk kewenangan mengubahnya atas nama mahasiswa.
- Perkuliahan — rekap per semester: SKS, IPS, IPK.
- Transkrip — daftar nilai kumulatif.
- Nilai Transfer — nilai dari perguruan tinggi asal untuk mahasiswa pindahan.
- Aktivitas dan Prestasi — kegiatan merdeka belajar, PKL, tugas akhir, dan penghargaan.
- Capaian OBE — ketercapaian CPL, bila pengukuran OBE diaktifkan.
- Lulus / DO — data kelulusan atau keluar.
- Akun — akun login mahasiswa tersebut.
Membuat akun login mahasiswa
Buka Perkuliahan → Mahasiswa → Mahasiswa Akun. Halaman ini beralas biodata mahasiswa, bukan tabel pengguna — sebab mahasiswa yang belum punya akun sama sekali memang belum punya baris pengguna. Tab yang tersedia:
- Akun Aktif — sudah punya akun dan bisa masuk.
- Akun Nonaktif — punya akun tetapi sedang dimatikan.
- Belum Punya Akun — inilah daftar kerja Anda.
- Tanpa Riwayat Pendidikan — biodata yang belum punya NIM sama sekali. Tab ini sengaja beririsan dengan ketiga tab lain karena menjawab pertanyaan berbeda: data siapa yang belum lengkap.
Akun bisa dibuat satu per satu lewat tindakan pada baris, atau sekaligus banyak dengan mencentang beberapa baris lalu memakai tindakan massal. Mahasiswa tanpa riwayat pendidikan tidak bisa dibuatkan akun karena NIM-nya diambil dari riwayat.
Satu orang dengan lebih dari satu biodata
Ada kalanya satu orang tercatat sebagai dua baris biodata — misalnya ia mendaftar S1 lalu melanjutkan S2, dan PDDIKTI menerbitkan dua identitas terpisah. Untuk kasus ini gunakan Layanan → Tautan Pendaftaran.
Halaman ini hanya menautkan, tidak menggabungkan dan tidak menghapus apa pun. Alasannya penting: nama yang sama itu lumrah di data kampus Indonesia, dan pencocokan otomatis terbukti menghasilkan kecocokan palsu — dua bersaudara bisa berbagi tanggal lahir dan alamat email keluarga. Karena itu kolom bukti seperti NIK, tanggal lahir, email, prodi, dan status keluar sengaja ditampilkan di layar: keputusannya ada pada Anda, dengan data di depan mata.
Setelah ditautkan, mahasiswa yang masuk akan bisa berpindah antar-pendaftarannya dari satu akun. Tautan bisa dilepas kembali kalau ternyata keliru.
Perubahan riwayat dan kelulusan
- Perkuliahan → Mahasiswa → Perubahan Riwayat — mencatat perubahan status seperti cuti, pindah, atau aktif kembali.
- Perkuliahan → Mahasiswa → Lulus / DO — mencatat kelulusan beserta tanggal dan nomor ijazah, atau keluar tanpa lulus.
[Gambar — halaman Mahasiswa Akun dengan tab Belum Punya Akun dan tombol Buat Akun]