Berlaku efektif: 18 Mei 2026
Pembaruan terakhir: 22 Oktober 2026
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana NeoSiakad ("kami", "kita", atau "Layanan") mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, mengungkapkan, dan melindungi informasi pribadi Pengguna saat Anda mengakses atau menggunakan situs neosiakad.com beserta seluruh aplikasi, panel admin, panel dosen, panel mahasiswa, dan layanan turunannya (selanjutnya disebut "Layanan").
Dengan mengakses atau menggunakan Layanan, Anda menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui isi Kebijakan Privasi ini. Apabila Anda tidak setuju dengan salah satu atau seluruh ketentuan, mohon untuk tidak menggunakan Layanan.
1. Identitas Pengelola
NeoSiakad adalah platform Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) berbasis SaaS multi-tenant yang ditujukan untuk perguruan tinggi di Indonesia, dengan terintegrasi ke PDDIKTI / Neo Feeder Kementerian.
Nama Layanan: NeoSiakad
Situs: https://neosiakad.com
Alamat korespondensi: Komplek Griya Flamboyan, Jl. Matah No.21-22 Blok C, Karang Taruna, Kec. Pelaihari, Kabupaten Tanah Laut, Kalimantan Selatan 70812
Email kontak privasi: [email protected]
NeoSiakad bertindak sebagai penyedia platform (data processor) atas data akademik milik institusi pelanggan. Setiap perguruan tinggi pelanggan ("Tenant") bertindak sebagai pengendali data (data controller) atas data sivitas akademika di institusinya masing-masing.
2. Data yang Kami Kumpulkan
Kami mengumpulkan beberapa jenis data dengan tujuan yang jelas dan terbatas:
2.1. Data Akun & Identitas
Saat institusi mendaftarkan diri, atau saat administrator/dosen/mahasiswa membuat akun, kami dapat mengumpulkan:
Nama lengkap
Alamat surel (email)
Nomor telepon (opsional)
Foto profil (opsional)
Username & kata sandi (kata sandi disimpan dalam bentuk terenkripsi/hash, kami tidak pernah menyimpan kata sandi dalam bentuk teks biasa)
Token autentikasi dua faktor (2FA) bila diaktifkan
2.2. Data Institusi (Tenant)
Nama perguruan tinggi, kode PT, status akreditasi
Subdomain & konfigurasi panel
Data administrator institusi
Logo, identitas visual, dan konten landing publik institusi
2.3. Data Akademik
Data yang diunggah, di-input, atau disinkronkan oleh institusi pelanggan, termasuk namun tidak terbatas pada:
Data mahasiswa (NIM, biodata, status akademik, riwayat pendidikan, transkrip, prestasi)
Data dosen (NIDN/NIDK, penugasan, riwayat pangkat/fungsional/penelitian/sertifikasi)
Data kelas, perkuliahan, KRS, KHS, nilai, evaluasi pembelajaran
Data kurikulum, mata kuliah, prasyarat, skala nilai
Data aktivitas mahasiswa & bimbingan
Data referensi (wilayah, agama, negara, dsb.) yang ditarik dari PDDIKTI
2.4. Data Teknis & Log
Untuk menjaga keamanan dan kualitas Layanan, kami mencatat:
Alamat IP dan informasi perangkat
Jenis browser, sistem operasi, identifier sesi
Tanggal & waktu akses, halaman yang dilihat, aksi CRUD
Log autentikasi (sukses & gagal), log sinkronisasi PDDIKTI, log deployment & health check tenant
2.5. Cookie & Penyimpanan Lokal
Kami menggunakan cookie sesi dan penyimpanan lokal browser untuk:
Menjaga sesi login (session cookie)
Mengingat preferensi tampilan (tema, layout, filter tabel)
Token CSRF untuk proteksi formulir
Kami tidak menggunakan cookie iklan atau pelacakan lintas situs.
3. Cara Kami Menggunakan Data
Data yang dikumpulkan kami gunakan untuk:
Menyediakan, mengoperasikan, dan memelihara Layanan
Mengelola akun, otorisasi, dan otentikasi Pengguna
Memproses kegiatan akademik (KRS, nilai, jadwal, transkrip, kelulusan)
Menyinkronkan data ke PDDIKTI / Neo Feeder atas instruksi institusi
Melakukan provisioning, monitoring, dan pemeliharaan instance tenant
Mengirim notifikasi sistem, surel transaksional, dan tanggapan formulir kontak
Mendeteksi, mencegah, dan menanggapi penyalahgunaan, kecurangan, atau pelanggaran keamanan
Memenuhi kewajiban hukum dan permintaan resmi pihak berwenang
Memperbaiki kualitas, performa, dan fitur Layanan
Kami tidak menjual data pribadi kepada pihak ketiga, dan tidak menggunakan data akademik Pengguna untuk iklan.
4. Dasar Hukum Pemrosesan
Pemrosesan data oleh NeoSiakad didasarkan pada:
Persetujuan Pengguna saat membuat akun dan menyetujui Kebijakan Privasi ini
Pelaksanaan perjanjian layanan dengan institusi pelanggan
Kewajiban hukum sesuai peraturan perundang-undangan Republik Indonesia, termasuk kewajiban pelaporan ke PDDIKTI
Kepentingan sah kami untuk menjaga keamanan, integritas, dan kelangsungan Layanan
5. Integrasi PDDIKTI / Neo Feeder
NeoSiakad terhubung dengan Neo Feeder PDDIKTI milik Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi Republik Indonesia (atau nomenklatur penggantinya). Konsekuensinya:
Data akademik (mahasiswa, dosen, kelas, nilai, aktivitas, dsb.) dapat dikirim (push) ke Neo Feeder oleh institusi pelanggan sebagai bagian dari kewajiban pelaporan PDDIKTI.
Data referensi dan data validasi tertentu dapat ditarik (pull) dari Neo Feeder untuk memastikan keselarasan dengan basis data nasional.
Setelah data masuk ke Neo Feeder, pemrosesannya tunduk pada kebijakan PDDIKTI Kementerian, yang berada di luar kendali NeoSiakad.
Institusi pelanggan bertanggung jawab penuh atas akurasi, kelengkapan, dan legalitas data yang dilaporkan ke PDDIKTI melalui Layanan.
6. Penggunaan Data Google Calendar
Apabila institusi pelanggan atau Pengguna mengaktifkan integrasi Google Calendar pada NeoSiakad (misalnya untuk sinkronisasi jadwal kuliah, jadwal bimbingan, atau jadwal ujian), kami akan meminta otorisasi melalui mekanisme Google OAuth 2.0. Bagian ini menjelaskan secara terbuka bagaimana NeoSiakad mengakses, menggunakan, menyimpan, dan membagikan data Google milik Pengguna, sesuai ketentuan Google API Services User Data Policy — termasuk persyaratan Limited Use.
6.1. Cakupan (scope) yang Kami Minta
Kami hanya meminta scope minimum yang diperlukan:
https://www.googleapis.com/auth/calendar.app.created— membuat satu kalender khusus ("Jadwal") di akun Anda dan mengelola hanya event pada kalender yang dibuat oleh aplikasi ini.
NeoSiakad tidak meminta akses untuk membaca, mengubah, atau menghapus kalender pribadi Anda yang lain, dan integrasi kalender ini tidak meminta akses ke Gmail, Kontak, atau scope sensitif lain. Akses terbatas ke berkas Google Drive yang Anda pilih sendiri adalah integrasi terpisah yang hanya diminta saat Anda menghubungkan Google Drive (lihat Bagian 7). Scope openid, email, dan profile digunakan pada fitur login Google (SSO) dan saat Anda menghubungkan integrasi, semata untuk memastikan akun Google yang dihubungkan memakai alamat email yang sama dengan akun NeoSiakad Anda.
6.2. Bagaimana Data Digunakan
Akses Google Calendar API hanya digunakan untuk menulis satu arah (NeoSiakad → Google Calendar), yaitu:
Membuat satu kalender khusus "Jadwal" di akun Pengguna
Membuat, memperbarui, atau membatalkan event jadwal akademik (kuliah, bimbingan, ujian) pada kalender khusus tersebut, atas instruksi/aktivasi eksplisit Pengguna
Memperbarui event tersebut secara otomatis ketika jadwal di NeoSiakad berubah
NeoSiakad tidak membaca isi kalender Pengguna dan tidak melakukan sinkronisasi dua arah — jadwal di NeoSiakad adalah satu-satunya sumber data.
6.3. Komitmen Limited Use
Sesuai Limited Use Requirements, NeoSiakad menyatakan bahwa data Google yang diakses melalui Google API:
Tidak digunakan untuk menampilkan iklan
Tidak dijual kepada pihak ketiga mana pun
Tidak ditransfer kepada pihak ketiga, kecuali (a) untuk menyediakan atau meningkatkan fitur yang Anda gunakan, (b) atas instruksi Anda, (c) untuk keperluan keamanan (mis. investigasi penyalahgunaan), atau (d) untuk memenuhi hukum yang berlaku
Tidak diakses oleh manusia, kecuali (a) dengan persetujuan eksplisit Pengguna, (b) untuk keperluan keamanan, (c) untuk memenuhi hukum yang berlaku, atau (d) data telah di-agregasi dan dianonimkan untuk operasi internal sesuai kebijakan privasi ini
6.4. Penyimpanan & Retensi
Kami menyimpan token OAuth (access token & refresh token) terenkripsi pada infrastruktur kami, hanya selama integrasi aktif.
Kami menyimpan referensi minimum (ID event, ID kalender, waktu sinkronisasi terakhir) untuk menjaga konsistensi sinkronisasi.
Kami tidak menyimpan salinan lengkap kalender pribadi Anda di server kami.
Saat Anda memutuskan integrasi dari panel NeoSiakad, token OAuth dihapus dari sistem kami dan referensi terkait dihapus dalam waktu wajar (umumnya ≤ 30 hari). Izin yang telah Anda berikan di akun Google dicabut melalui langkah pada 6.5.
6.5. Cara Mencabut Akses
Anda dapat menghentikan dan mencabut akses NeoSiakad kapan saja:
Putuskan dari panel NeoSiakad (halaman integrasi Google Calendar) — sinkronisasi berhenti dan token dihapus dari sistem kami.
Cabut izin di akun Google melalui https://myaccount.google.com/permissions — pencabutan di sana berlaku untuk seluruh akses NeoSiakad ke akun Google Anda sekaligus (login Google, Google Calendar, dan Google Drive), karena Google mencatat izin per aplikasi, bukan per fitur.
Event yang sudah dibuat sebelumnya tetap berada di kalender Google Anda sampai dihapus secara manual.
6.6. Kontak terkait Data Google
Pertanyaan terkait penggunaan data Google Calendar di NeoSiakad dapat ditujukan ke [email protected].
7. Penggunaan Data Google Drive
Integrasi Google Drive bersifat opsional: hanya tersedia bila diaktifkan oleh institusi Anda, dan hanya berjalan setelah Anda sendiri menghubungkan akun Google Anda melalui Google OAuth 2.0. Bagian ini menjelaskan bagaimana NeoSiakad mengakses, menggunakan, menyimpan, dan membagikan data Google Drive milik Pengguna, sesuai ketentuan Google API Services User Data Policy — termasuk persyaratan Limited Use.
7.1. Cakupan (scope) yang Kami Minta
https://www.googleapis.com/auth/drive.file— akses per berkas: NeoSiakad hanya dapat membuka berkas Google Drive yang Anda pilih sendiri melalui jendela pemilih berkas milik Google (Google Picker) di dalam NeoSiakad.
NeoSiakad tidak meminta scope yang memberi akses ke seluruh isi Drive (drive, drive.readonly, atau sejenisnya), sehingga NeoSiakad tidak dapat melihat daftar, membaca, atau mengubah berkas lain di Google Drive Anda. Integrasi ini diminta terpisah dari Google Calendar; menghubungkan salah satunya tidak memberi NeoSiakad akses ke yang lain.
7.2. Bagaimana Data Digunakan
Menyalin berkas yang Anda pilih — saat Anda memilih berkas melalui tombol "Dari Google Drive" (misalnya untuk foto, lampiran, materi, atau berkas pendaftaran), NeoSiakad mengunduh satu salinan berkas itu ke penyimpanan NeoSiakad institusi Anda, sama seperti berkas yang Anda unggah dari komputer. Dokumen Google (Docs, Sheets, Slides, Drawings) dikonversi ke format berkas biasa (misalnya PDF, DOCX, XLSX, atau PNG) sesuai jenis isian yang dituju.
Mencatat asal berkas — bersama salinan itu kami menyimpan metadata asal: ID berkas Drive, jenis berkas, waktu ubah terakhir, dan tautan untuk membuka berkas di Google Drive.
Mode tautan untuk materi e-learning (atas persetujuan eksplisit) — saat dosen memilih berkas Drive sebagai materi bertipe tautan, NeoSiakad dapat mengubah pengaturan berbagi berkas tersebut menjadi "siapa pun yang memiliki tautan dapat melihat" (atau, bila kebijakan organisasi melarangnya, "siapa pun di domain organisasi Anda dapat melihat") — hanya setelah Anda menyetujuinya pada konfirmasi yang ditampilkan, dan hanya dengan peran pembaca. Berkas tidak disalin; mahasiswa membukanya langsung dari Google Drive.
Memeriksa ketersediaan tautan materi — secara berkala (paling sering sekali per 30 hari per berkas) NeoSiakad memeriksa apakah tautan materi tersebut masih dapat dibuka, agar dosen diberi tahu bila tautan berhenti berfungsi. Pemeriksaan ini tidak mengubah izin berkas.
NeoSiakad tidak menelusuri isi Drive Anda, tidak membaca berkas yang tidak Anda pilih, tidak mengunggah, mengubah isi, atau menghapus berkas apa pun di Drive Anda, dan tidak memperbarui salinan secara otomatis ketika berkas asli di Drive berubah.
7.3. Komitmen Limited Use
Seluruh komitmen pada 6.3 berlaku juga untuk data yang diakses melalui Google Drive API. Selain itu, data yang diperoleh melalui Google Workspace API — Google Drive maupun Google Calendar — tidak digunakan untuk mengembangkan, meningkatkan, atau melatih model kecerdasan buatan (AI) atau pembelajaran mesin (ML) yang bersifat umum.
7.4. Penyimpanan & Retensi
Token OAuth Google Drive disimpan terenkripsi, terpisah dari token Google Calendar, hanya selama integrasi aktif. Yang dikirim ke peramban Anda hanyalah access token berumur pendek (paling lama 1 jam) yang dibutuhkan jendela pemilih berkas Google; refresh token tidak pernah keluar dari server kami.
Salinan berkas yang Anda pilih menjadi bagian dari data di NeoSiakad institusi Anda, sama seperti unggahan biasa, dan tunduk pada ketentuan retensi di Bagian 10. Salinan dapat dihapus melalui Media Library.
Saat Anda memutuskan integrasi dari panel NeoSiakad, token Google Drive dihapus dari sistem kami. Salinan berkas yang sudah diimpor tetap ada sampai dihapus oleh Anda atau institusi Anda, dan tautan materi yang sudah dibagikan tetap mengikuti pengaturan berbagi di Google Drive Anda.
7.5. Cara Mencabut Akses
Putuskan dari panel NeoSiakad (halaman Integrasi Google Drive) — token dihapus dari sistem kami dan NeoSiakad tidak dapat lagi membuka berkas Drive Anda.
Cabut izin di akun Google melalui https://myaccount.google.com/permissions — berlaku untuk seluruh akses NeoSiakad ke akun Google Anda sekaligus (login Google, Google Calendar, dan Google Drive).
Untuk menghentikan berbagi tautan materi, ubah pengaturan berbagi berkas tersebut langsung di Google Drive.
7.6. Kontak terkait Data Google Drive
Pertanyaan terkait penggunaan data Google Drive di NeoSiakad dapat ditujukan ke [email protected].
8. Pembagian Data kepada Pihak Ketiga
Kami hanya membagikan data kepada pihak ketiga dalam kondisi berikut:
Penyedia infrastruktur — penyedia hosting, DirectAdmin, DNS, surel transaksional, dan layanan pendukung yang terikat perjanjian kerahasiaan dan pemrosesan data.
Integrasi yang Anda otorisasi — termasuk PDDIKTI / Neo Feeder, gateway pembayaran (jika diaktifkan), atau MCP/connector yang Anda hubungkan sendiri.
Kewajiban hukum — bila diwajibkan oleh peraturan, putusan pengadilan, atau permintaan resmi pihak berwenang sesuai hukum Republik Indonesia.
Perlindungan hak — untuk melindungi hak, properti, atau keselamatan NeoSiakad, Pengguna, atau publik.
Konsolidasi/akuisisi bisnis — apabila terjadi merger, akuisisi, atau pengalihan aset, dengan pemberitahuan terlebih dahulu kepada Pengguna.
Kami tidak pernah menjual data Pengguna kepada pengiklan atau broker data.
9. Penyimpanan, Lokasi, dan Keamanan Data
9.1. Lokasi Penyimpanan
Data NeoSiakad disimpan pada server yang berada di wilayah hukum Republik Indonesia dan/atau penyedia layanan terpercaya yang memenuhi standar keamanan industri.
9.2. Pengamanan Teknis
Enkripsi TLS/HTTPS pada seluruh lalu lintas data
Kata sandi disimpan dalam bentuk hash (bcrypt/argon)
Pemisahan basis data per tenant (1 database = 1 institusi)
Otentikasi dua faktor (2FA) untuk akun istimewa
Rate limiting & blokir otomatis untuk percobaan login mencurigakan
Logging audit untuk operasi sensitif (CRUD, sinkronisasi, deployment)
Backup berkala dengan retensi yang wajar
9.3. Keterbatasan
Meskipun kami menerapkan langkah-langkah pengamanan yang wajar, tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas dari risiko. Anda bertanggung jawab menjaga kerahasiaan kredensial akun dan segera melaporkan dugaan akses tidak sah kepada [email protected].
10. Retensi Data
Data akun aktif disimpan selama akun masih dipakai oleh institusi pelanggan.
Data akademik disimpan selama institusi pelanggan masih berlangganan dan/atau selama dibutuhkan untuk memenuhi kewajiban pelaporan PDDIKTI.
Setelah institusi berhenti berlangganan, data akan disimpan selama maksimal 90 (sembilan puluh) hari sebagai grace period untuk ekspor/pemulihan, lalu dihapus secara permanen kecuali ditentukan lain oleh peraturan.
Log teknis & log audit disimpan minimal 12 bulan untuk keperluan investigasi dan audit.
Penghapusan data yang sudah pernah disinkronkan ke PDDIKTI mengikuti mekanisme feeder-first delete: penghapusan dilakukan terlebih dahulu di PDDIKTI; jika gagal, data lokal tetap dipertahankan dan ditandai untuk peninjauan.
11. Hak Pengguna
Sesuai dengan peraturan perlindungan data pribadi yang berlaku di Indonesia (termasuk UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi), Anda berhak untuk:
Mengakses & memperoleh salinan data pribadi Anda
Memperbaiki data yang tidak akurat atau tidak lengkap
Menghapus data pribadi (kecuali jika ada kewajiban hukum yang mengharuskan penyimpanan)
Membatasi atau menolak pemrosesan tertentu
Memindahkan data (portabilitas) dalam format yang dapat dibaca mesin
Menarik persetujuan, dengan konsekuensi sebagian fitur Layanan menjadi tidak tersedia
Mengajukan keluhan kepada otoritas perlindungan data yang berwenang
Permintaan dapat dikirim ke [email protected]. Kami akan menanggapi dalam waktu yang wajar, biasanya tidak lebih dari 30 (tiga puluh) hari kalender.
Untuk data yang berada di bawah kendali institusi pelanggan (misalnya transkrip atau nilai), permintaan akses/perubahan/penghapusan sebaiknya diajukan terlebih dahulu kepada institusi terkait.
12. Data Anak di Bawah Umur
Layanan ditujukan untuk pengguna dewasa (mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan) dan tidak ditujukan kepada anak di bawah usia 13 tahun. Apabila Anda mengetahui adanya data anak di bawah umur yang diunggah tanpa persetujuan orang tua/wali, mohon laporkan ke [email protected] agar dapat segera kami tindak lanjuti.
13. Perubahan Kebijakan
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan layanan, regulasi, atau praktik internal kami. Perubahan material akan diumumkan melalui:
Notifikasi di dalam panel admin/dosen/mahasiswa
Pembaruan tanggal "Berlaku efektif" di bagian atas dokumen ini
Surel kepada administrator tenant untuk perubahan yang signifikan
Penggunaan Layanan setelah pembaruan berlaku merupakan bentuk persetujuan Anda terhadap kebijakan yang diperbarui.
14. Hukum yang Berlaku
Kebijakan Privasi ini tunduk pada dan ditafsirkan sesuai hukum Republik Indonesia, khususnya:
Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 sebagaimana diubah dengan UU No. 19 Tahun 2016 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan pelaksana lainnya yang relevan
Perselisihan yang timbul dari atau berkaitan dengan Kebijakan Privasi ini akan diselesaikan terlebih dahulu secara musyawarah. Apabila tidak tercapai kesepakatan, perselisihan akan diselesaikan melalui Pengadilan Negeri yang berwenang di domisili tergugat.
15. Kontak
Pertanyaan, permintaan hak Pengguna, atau laporan insiden privasi dapat ditujukan ke:
NeoSiakadKomplek Griya Flamboyan, Jl. Matah No.21-22 Blok C Karang Taruna, Kec. Pelaihari Kabupaten Tanah Laut, Kalimantan Selatan 70812 Email: [email protected]Web: https://neosiakad.com
Dokumen ini disediakan dalam Bahasa Indonesia. Apabila terdapat versi terjemahan dalam bahasa lain, versi Bahasa Indonesia tetap menjadi acuan utama.