Jadwal Ujian Massal: Grup Jadwal, Kartu Peserta, Presensi, dan Daftar Hadir Ujian

UTS dan UAS berarti puluhan jadwal ujian yang lahir bersamaan, dengan tanggal, ruangan, dan pengawas yang berbeda-beda. Grup Jadwal mengikat jadwal-jadwal itu menjadi satu rangkaian bertema — misalnya "UTS Ganjil 2026/2027" — sehingga semuanya dibuat, diperiksa, dipublikasikan, dan dicetak sekaligus.

Setiap jadwal di dalam grup tetap jadwal umum biasa. Ia muncul di Jadwal → Jadwal Umum dan di kalender, dan ikut diperiksa bentroknya seperti jadwal lain. Grup hanya menambahkan cara mengelolanya secara massal.

Di mana letaknya

Buka Jadwal → Grup Jadwal di panel Siakad. Menu yang sama ada di panel Prodi, terbatas pada prodi Anda — lihat bagian Grup Jadwal di panel Prodi di bawah. Satu grup punya tiga sub-navigasi:

Ringkasan — identitas grup dan angka isinya.
Jadwal — tabel jadwal anggota grup, tempat hampir semua pekerjaan dilakukan.
Dari Jadwal Kelas — menarik pertemuan kelas yang sudah ditandai sebagai ujian.

Di daftar grup, kolom Jadwal menampilkan kemajuannya dalam bentuk Published X/Y: berapa jadwal yang sudah dipublikasikan dari seluruh jadwal di grup itu.

Membuat grup

Formulir grup punya dua bagian. Bagian Identitas Grup:

Nama Grup — misalnya "UTS Ganjil 2026/2027" atau "Pekan Praktikum Semester Genap".
Tipe — jadwal bertipe apa yang boleh masuk grup ini: Ujian, Praktikum, Kuliah Perdana, atau Lainnya. Kuliah reguler tidak tersedia, karena sudah dikelompokkan oleh kelasnya sendiri. Kartu Peserta Ujian hanya bisa dicetak dari grup bertipe Ujian.
Semester — dipakai sebagai pilihan bawaan saat Generate dari Kelas, dan sebagai penyaring di tab Dari Jadwal Kelas.
Program Studi — kosongkan untuk rangkaian milik kampus, yang boleh dipakai prodi mana pun.

Bagian Rentang & Status:

Tanggal Mulai dan Tanggal Akhir — periode rangkaian. Tidak wajib, tetapi tanpa keduanya satu pilihan sumber tanggal di Generate dari Kelas tidak bisa dipakai, dan tab Dari Jadwal Kelas tidak tersaring menurut tanggal.
Status — grup baru selalu berstatus Draf; statusnya baru bisa diubah setelah grup tersimpan.
Catatan — keterangan bebas.

Status grup dan status jadwal adalah dua hal berbeda

Status grup menentukan apakah mahasiswa menemukan grup itu: pilihan Grup Ujian di menu Jadwal panel Mahasiswa dan tombol kartu ujiannya hanya memuat grup yang sudah dipublikasikan. Status grup tidak menyembunyikan jadwal — jadwal yang sudah dipublikasikan tetap tampil di kalender mahasiswa walau grupnya masih Draf. Dua tindakan pada baris daftar grup mengubah status grup:

Publish Grup — membuka grup bagi mahasiswa. Tindakan ini tidak mempublikasikan jadwal di dalamnya. Jadwal yang masih Draf tetap tidak muncul di kalender maupun di kartu mahasiswa, dan jendela konfirmasinya menyebut berapa jadwal Draf yang masih tersisa.
Batalkan — grup hilang dari pilihan mahasiswa dan dari pilihan Grup Jadwal di formulir Jadwal Umum. Jadwal di dalamnya tidak ikut dibatalkan.

Status jadwal diatur per jadwal di tab Jadwal, lewat Publish atau Publish Semua. Jadwal baru tampil bagi dosen dan mahasiswa setelah jadwalnya sendiri dipublikasikan.

Ringkasan grup

Sub-navigasi Ringkasan menampilkan identitas grup dan empat angka:

Jumlah Jadwal — seluruh jadwal yang saat ini tergabung.
Sudah Published — yang sudah tampil di kalender dan kartu mahasiswa.
Kelas Tercakup — berapa kelas berbeda yang punya jadwal di grup ini.
Belum Bertanggal — jadwal tanpa tanggal, yang tidak bisa dipublikasikan. Inilah sisa pekerjaan yang paling sering terlewat.

Tombol Lihat di Kalender membuka Kalender Jadwal yang sudah tersaring pada grup ini dan semesternya, sehingga grup semester lalu tidak tampak kosong hanya karena kalender sedang menampilkan semester berjalan.

Menghasilkan jadwal dari kelas

Di tab Jadwal, buka grup tombol Aksi → Generate dari Kelas. Jendela Generate Jadwal dari Kelas membuat satu jadwal Draf untuk tiap kelas yang Anda pilih; hasilnya masih bisa disunting sebelum dipublikasikan.

Semester — bawaannya semester grup.
Kelas — daftar kelas semester itu, diurutkan menurut SKS, lalu kode mata kuliah, lalu nama kelas. Tiap label diakhiri jumlah SKS-nya, misalnya "· 3 SKS". Paling banyak 300 kelas ditampilkan dalam satu daftar; kotak pencariannya hanya menyaring daftar yang sudah tampil.

Kelas yang sudah punya jadwal di grup ini tidak bisa dipilih lagi: kotaknya nonaktif dan labelnya berakhiran "— sudah ada di grup". Tombol pilih semua pun melewatinya, sehingga menjalankan Generate dua kali tidak menggandakan jadwal. Jadwal yang sudah dihapus atau dilepas dari grup tidak dihitung — kelasnya kembali bisa dipilih.

Isian Sumber tanggal & jam menentukan dari mana tanggal, jam, dan ruangan diambil:

Tanggal & jam seragam untuk semua kelas — muncul isian Tanggal, Jam Mulai, Jam Selesai, dan Ruangan yang berlaku untuk semua kelas terpilih. Cocok untuk ujian serentak.
Ikuti pertemuan ke-N tiap kelas (bawaan) — isi Pertemuan ke- (bawaannya 8), dan slot tiap kelas diambil dari pertemuan bernomor itu di jadwal kuliahnya. Cocok untuk UTS yang berlangsung di jam kuliah masing-masing. Kelas yang tidak punya pertemuan bernomor itu tetap dibuatkan jadwal, tetapi tanpa tanggal, dan disebut di laporan hasil.
Ikuti pertemuan yang sudah bertipe ujian — memakai pertemuan yang sudah Anda tandai sebagai ujian di jadwal kelas.
Ikuti pertemuan kelas yang jatuh di rentang tanggal grup — memakai pertemuan yang tanggalnya di antara Tanggal Mulai dan Tanggal Akhir grup. Pilihan ini nonaktif selama grup belum punya kedua tanggal itu.
Belum terjadwal (isi belakangan) — jadwal dibuat tanpa tanggal, untuk diisi kemudian.

Untuk tiga sumber yang mengikuti pertemuan kelas, tersedia sakelar Jadikan dosen pengampu sebagai pengawas, menyala sebagai bawaan. Pengawasnya diambil dari dosen pertemuan acuan, dan bisa diubah per jadwal setelahnya.

Tekan Generate. Notifikasi hasilnya menyebut berapa yang dibuat, lalu — bila ada — kelas yang dilewati karena sudah ada di grup, kelas tanpa pertemuan acuan, kelas yang punya lebih dari satu pertemuan di rentang grup (dipakai yang paling awal), dan jadwal yang tanggalnya jatuh di luar periode grup.

Jebakan yang paling sering terjadi: menjalankan Generate sebelum jadwal kuliah kelas dibuat. Hasilnya ratusan jadwal tanpa tanggal, karena pertemuan acuannya memang belum ada. Tidak perlu menghapus dan mengulang — isi tanggalnya lewat jendela Publish atau langsung di kolom Tanggal, seperti dijelaskan di bawah.

Menarik pertemuan ujian yang sudah ada

Bila ujian sudah ditandai saat jadwal kuliah kelas disusun, Anda tidak perlu mengetik ulang. Sub-navigasi Dari Jadwal Kelas menampilkan pertemuan kelas yang tipenya sama dengan tipe grup, jatuh di rentang tanggal grup, berada di semester grup, dan belum pernah ditarik.

Gunakan Tarik ke Grup pada satu baris, atau centang beberapa baris lalu Tarik Semua Terpilih. Hasilnya jadwal umum Draf yang mewakili pertemuan itu — bentuknya sama persis dengan hasil Generate dari Kelas. Begitu jadwal umum itu dipublikasikan, dialah yang berlaku; pertemuan aslinya disembunyikan dari kalender, tetapi tetap dipakai untuk presensi dan rekap kehadiran kelas. Pertemuan yang sudah ditarik hilang dari daftar ini.

Tabel jadwal grup

Tab Jadwal memuat kolom Judul, Kelas, Acuan, Tanggal, Jam Mulai, Jam Selesai, Ruangan, Pengawas, Presensi, Status, dan Konflik.

Presensi ditulis sebagai angka "n / total": berapa peserta yang kehadirannya sudah tercatat, dari seluruh peserta kelas ber-KRS aktif. Daftar yang baru terisi separuh justru keadaan yang paling mudah terlewat, dan angka itu memperlihatkannya.
Konflik bertuliskan Aman, atau menyebut bentrok yang ditemukan.

Tiap baris punya dua tombol tindakan:

Tombol berikon papan klip Presensi — hanya untuk jadwal yang terhubung ke kelas — berisi Input Presensi, Presensi QR, Lihat Presensi, Cetak Daftar Hadir, dan Buka halaman Presensi. Isinya dijelaskan di bagian Presensi ujian di bawah.
Tombol titik tiga berisi Edit (membuka formulir Jadwal Umum), Publish, dan Lepas dari Grup.

Baris yang sudah dihapus tidak punya tindakan baris.

Mengubah jadwal langsung di tabel

Lima kolom bisa diubah tanpa membuka formulir: Acuan, Tanggal, Jam Mulai, Jam Selesai, dan Ruangan. Untuk pengawas, klik sel Pengawas — sel kosong bertuliskan + Atur pengawas — lalu ubah daftarnya di jendela yang muncul dan tekan Simpan; notifikasinya "Pengawas disimpan".

Izinnya izin Jadwal. Yang menentukan adalah izin mengubah Jadwal Umum di Edit Role, bukan izin Grup Jadwal. Tanpa izin itu kolomnya hanya bisa dibaca.
Baris yang sudah dihapus tidak pernah bisa diubah. Jadwal yang sudah dipublikasikan tetap bisa diubah.
Pemeriksaan bentrok sama dengan formulir Jadwal Umum, mengikuti sakelar Blok Bentrok di Setting → Pengaturan Operasional → tab Jadwal. Yang diperiksa hanya dimensi yang terdampak: mengganti ruangan memeriksa bentrok ruangan; mengganti tanggal atau jam memeriksa ruangan, mahasiswa, dan petugas; mengganti pengawas memeriksa petugas. Bila ditolak, perubahan tidak tersimpan dan alasannya tampil sebagai keterangan merah di sel itu.
Acuan berisi pertemuan kuliah kelas baris itu, dan tidak bisa diubah untuk jadwal tanpa kelas. Memilih acuan hanya mengisi tanggal, jam, ruangan, dan pengawas yang masih kosong — isian yang sudah terisi tidak ditimpa. Pertemuan yang dipilih ikut ditandai sebagai pertemuan ujian di jadwal kelasnya, bila tipenya masih bawaan.
Jam mulai harus lebih awal dari jam selesai; bila tidak, muncul pesan "Jam mulai (…) harus sebelum jam selesai (…)".
Tanggal di luar periode grup tetap disimpan. Selnya diberi ikon peringatan dan muncul notifikasi "Di luar periode grup" — wajar untuk ujian susulan, tetapi perlu disesuaikan bila bukan.
Pilihan Ruangan berisi ruangan aktif. Ruangan yang sudah terpasang tetapi kini nonaktif tetap tampil, ditandai "(nonaktif)".

Mempublikasikan jadwal

Publish pada satu baris Draf meminta konfirmasi biasa bila jadwalnya sudah bertanggal. Bila belum, yang terbuka adalah jendela "Jadwal ini belum bertanggal", yang menjelaskan duduk perkaranya dengan data kelas yang sebenarnya, lalu meminta:

Ambil dari pertemuan kelas — pilih salah satu pertemuan kelas; tanggal dan jamnya langsung terisi. Biarkan kosong untuk menentukan sendiri.
Tanggal ujian — wajib. Tanggal di luar periode grup hanya diberi peringatan, tetap bisa disimpan.
Jam Mulai dan Jam Selesai.
Geser juga pertemuan kelasnya ke tanggal ini — muncul bila Anda memilih pertemuan kelas, menyala sebagai bawaan. Pertemuan di jadwal kuliah ikut dipindahkan ke tanggal ujian; matikan bila jadwal kuliahnya harus tetap. Bila pertemuan itu sudah punya catatan kehadiran, keterangannya memperingatkan Anda lebih dulu.

Tekan Simpan & Publish. Gerbang bentroknya tidak dilewati — hanya tanggalnya yang diisi lebih dulu.

Aksi → Publish Semua mempublikasikan seluruh jadwal Draf di grup. Tiap jadwal tetap melewati gerbang bentroknya sendiri, menurut sakelar Blok Publish di Pengaturan Operasional tab Jadwal. Hasilnya notifikasi yang bertahan sampai ditutup, misalnya "Berhasil: 40 · Terblokir bentrok: … · Belum bertanggal: …", yang menyebut judul jadwal yang tertahan. Jangan menutup halaman dengan anggapan grup sudah tayang seluruhnya sebelum membaca dua bagian terakhirnya.

Menambah dan melepas jadwal

Aksi → Tambah Jadwal membuka formulir Jadwal Umum dengan grup ini sudah terpilih. Jadwal umum yang sudah ada juga bisa dimasukkan ke grup lewat isian Grup Jadwal di formulirnya.
Lepas dari Grup mencabut keanggotaan saja. Jadwalnya tidak dihapus dan tetap ada di Jadwal Umum.

Menghapus dan memulihkan jadwal grup

Centang baris di tab Jadwal untuk tindakan massal bawaan: Delete selected, Restore selected, dan Force delete selected. Ketiganya mengikuti izin Jadwal di Edit Role — halaman grup tidak memberi kemampuan menghapus yang tidak Anda miliki di Jadwal Umum.

Penyaring Deleted records untuk menampilkan jadwal yang terhapus hanya muncul bagi yang berizin memulihkan atau menghapus permanen jadwal.
Jadwal yang terhapus hanya bisa dipulihkan atau dihapus permanen lewat tindakan massal; tindakan barisnya disembunyikan.
Bila Boleh Hapus Permanen Data Berpresensi di Setting → Pengaturan Akademik → tab Akademik dimatikan, hapus permanen menolak seluruh pilihan selama satu saja jadwal di dalamnya sudah punya presensi — notifikasinya "Hapus permanen ditolak". Bawaannya sakelar itu menyala, dan hapus biasa (arsip) tetap selalu bisa.

Export Excel

Aksi → Export Excel mengunduh isi tabel sebagai berkas jadwal-{nama-grup}.xlsx. Yang diekspor mengikuti pencarian, penyaring, dan urutan yang sedang aktif, tetapi tidak mengikuti halaman: seluruh baris yang cocok ikut, bukan hanya halaman yang terlihat.

Kolomnya: No, Judul, Kode MK, Mata Kuliah, Kelas, Acuan, Hari, Tanggal, Jam Mulai, Jam Selesai, Ruangan, Pengawas, dan Status. Bila tabel kosong untuk pencarian dan penyaring yang aktif, muncul peringatan "Tidak ada jadwal untuk diekspor" dan tidak ada berkas yang diunduh.

Kartu Peserta Ujian

Aksi → Cetak Kartu Massal menggabungkan kartu peserta ujian seluruh mahasiswa grup menjadi satu PDF. Tombolnya hanya muncul bila tiga syarat terpenuhi: grup bertipe Ujian, Anda punya izin mencetak Kartu Peserta Ujian di Edit Role, dan dokumen Kartu Peserta Ujian aktif di Setting → Pengaturan Aplikasi → Pengaturan Cetak.

Pesertanya mahasiswa ber-KRS aktif di kelas yang jadwalnya sudah dipublikasikan, ditambah peserta yang ditambahkan langsung pada jadwal — misalnya peserta ujian susulan. Jadwal Draf tidak ikut. Bila belum ada satu pun, muncul "Belum ada peserta"; publikasikan jadwalnya dulu. Bila berhasil, notifikasi "Kartu siap — N mahasiswa" membawa tombol Download PDF.

Mahasiswa juga bisa mencetak kartunya sendiri dari menu Jadwal di panel Mahasiswa, lewat grup tombol Kartu Ujian: Preview — {nama grup} dan Unduh — {nama grup}. Tombol itu hanya muncul untuk grup bertipe Ujian yang sudah dipublikasikan dan memuat jadwal ujian mahasiswa tersebut yang juga sudah dipublikasikan. Mahasiswa yang tidak menemukan tombolnya hampir selalu berarti grupnya belum dipublikasikan, atau jadwal kelasnya masih Draf.

Presensi ujian

Kehadiran ujian dicatat pada jadwal ujiannya sendiri, terpisah dari presensi kuliah — rekap kehadiran kuliah kelas itu tidak ikut bertambah. Pesertanya mahasiswa kelas itu yang KRS-nya aktif, sama dengan nama yang tercetak di Daftar Hadir Ujian. Mahasiswa yang KRS-nya masih Draf tidak muncul di daftar dan tidak bisa mencatat kehadirannya sendiri.

Tombol Presensi ada di tiga tempat yang isinya sama: tabel Jadwal → Jadwal Umum, tab Jadwal di Grup Jadwal, dan sub-navigasi Presensi di halaman jadwal itu.

Input Presensi — pengawas atau operator memilih status tiap peserta. Tombol Tandai Hadir Semua mempercepat ujian yang pesertanya hadir semua. Bila jadwal ini mewakili pertemuan kuliah, tersedia sakelar Salin juga ke pertemuan kuliah ke-N. Bawaannya mati, dan menyalakannya MENGGANTI isi kehadiran pertemuan kuliah itu, bukan menambahnya.
Presensi QR — sama dengan QR di kelas: tekan Buka Sesi Presensi, proyeksikan QR-nya, lalu Tutup Sesi setelah selesai. Hanya muncul bila Presensi QR Mandiri menyala di Setting → Pengaturan Operasional → tab Kehadiran.
Lihat Presensi — daftar kehadiran beserta asal inputnya: Dosen, QR, atau Mandiri.
Cetak Daftar Hadir dan Buka halaman Presensi.

Pengawas dari kalangan dosen tidak memerlukan panel Siakad: pertemuan ujian yang ia awasi muncul di menu Jadwal Mengajar panel Dosen, lengkap dengan tindakan Presensi dan Presensi QR.

Presensi mandiri untuk ujian

Mahasiswa juga bisa mengirim kehadiran ujiannya sendiri dari kartu Presensi Sekarang di menu Jadwal panel Mahasiswa — tetapi hanya bila dua sakelar menyala:

Presensi Mandiri Mahasiswa di Setting → Pengaturan Operasional → tab Kehadiran, yang berlaku untuk seluruh kampus.
Izinkan presensi mandiri mahasiswa pada jadwal ujian itu sendiri — formulir Jadwal Umum, bagian Presensi, yang muncul setelah kelas dipilih.

Sakelar per jadwal itu mati sebagai bawaan: ujian biasanya diawasi, jadi nyalakan hanya untuk jadwal yang memang tidak dipresensi pengawas. Rentang waktunya mengikuti setelan presensi mandiri kampus, dihitung dari jam mulai dan jam selesai jadwal ujian.

Daftar Hadir Ujian

Daftar Hadir Ujian adalah lembar satu sesi untuk meja pengawas: satu jadwal ujian, satu daftar peserta kelas ber-KRS aktif, dengan keterangan mata kuliah, kelas, hari dan tanggal, waktu, ruangan, serta pengawas di kepala lembar. Lembar ini hanya tersedia untuk jadwal yang terhubung ke kelas.

Ia dicetak dari tiga tempat:

Tabel Jadwal → Jadwal Umum dan tab Jadwal di Grup Jadwal — tombol Presensi → Cetak Daftar Hadir.
Jadwal → Jadwal Umum → [jadwal] → Presensi — grup tombol Daftar Hadir, berisi pratinjau dan cetak.
Panel Dosen, menu Jadwal Mengajar — tombol Cetak Daftar Hadir Ujian pada pertemuan ujian.

Tombolnya tidak muncul bila dokumen Daftar Hadir Ujian dinonaktifkan di Pengaturan Cetak.

Tata lembarnya diatur di Setting → Pengaturan Aplikasi → Pengaturan Cetak, tab Per Dokumen, pada dokumen Daftar Hadir Ujian. Isian Isi kolom kehadiran menentukan bentuk tabelnya:

Kosong (bawaan) — No · NIM · Nama Mahasiswa · Tanda Tangan, untuk ujian yang presensinya di kertas. Kolom tanda tangan bisa dijadikan dua lewat Jumlah kolom tanda tangan, misalnya untuk tanda tangan datang dan pulang.
Terisi — No · NIM · Nama Mahasiswa · Kehadiran · Catatan, diisi status kehadiran dari sistem.

Sakelar Tampilkan kolom Nilai (diisi manual) menyisipkan kolom Nilai kosong tepat setelah Nama Mahasiswa, di kedua bentuk, untuk ditulis tangan oleh dosen. Bawaannya mati.

Di bagian Tata Letak Tanda Tangan tersedia tiga tanda tangan otomatis: Tampilkan TTD Dosen Pengajar (auto), Tampilkan TTD Pengawas 1 (auto), dan Tampilkan TTD Pengawas 2 (auto), masing-masing dengan pilihan Tidak tampilkan, Posisi Kiri, Posisi Tengah, atau Posisi Kanan. Semuanya mati sebagai bawaan, jadi lembar yang sudah beredar tidak berubah sampai Anda menyalakannya.

Dosen Pengajar diambil dari dosen pengajar pertama kelas ujian itu.
Pengawas 1 dan Pengawas 2 mengikuti urutan pengawas di jadwal — sama dengan nama yang tercetak di kepala lembar. Bila jadwal hanya punya satu pengawas, bloknya berlabel "Pengawas" saja dan blok Pengawas 2 dibiarkan kosong.
Pengawas dari kalangan pegawai dicetak dengan NIP-nya. Gambar tanda tangan muncul bila orangnya terdaftar di Bank Tanda Tangan.
Blok otomatis menggantikan slot Bank Tanda Tangan yang Anda atur di posisi yang sama.

Grup Jadwal di panel Prodi

Di panel Prodi, menu Jadwal → Grup Jadwal bekerja dengan cara yang sama, bagi pengguna yang diberi izinnya. Yang tampil adalah grup milik prodi itu dan grup milik kampus — grup kampus sengaja tidak disembunyikan, supaya tidak ada prodi yang membuat duplikat UTS yang sebenarnya sudah dibuat institusi. Grup yang dibuat dari panel Prodi otomatis menjadi milik prodi itu; isian Program Studi tidak ditampilkan.

Di dalam grup kampus sekalipun, panel Prodi hanya menyentuh jadwal prodinya sendiri: isi tab Jadwal, Publish Semua, Cetak Kartu Massal, Export Excel, angka Presensi, angka di Ringkasan, dan kolom Published X/Y di daftar grup. Generate dari Kelas dan Dari Jadwal Kelas pun hanya menawarkan kelas prodi itu. Jadi kaprodi tidak bisa menerbitkan atau mencetak jadwal prodi lain, dan angka yang dilihatnya memang angka prodinya.

[Gambar — tab Jadwal sebuah Grup Jadwal dengan grup tombol Aksi, kolom Tanggal dan Pengawas yang bisa disunting, serta kolom Konflik]