Selain pembayaran yang dicatat manual bendahara, mahasiswa bisa membayar sendiri secara daring bila kampus menyambungkan payment gateway.
Menyambungkan gateway
Dari Pengaturan → Payment Gateway. Dua penyedia didukung: Midtrans dan Duitku. Yang perlu diisi adalah kunci yang Anda peroleh dari penyedia, beserta pilihan lingkungan uji coba atau sungguhan.
Mulailah dari lingkungan uji coba sampai satu transaksi berhasil dari ujung ke ujung. Pindah ke lingkungan sungguhan hanya setelah itu.
Alur pembayaran mahasiswa
- Mahasiswa membuka tagihannya lalu memilih bayar daring.
- Sistem membuat transaksi di gateway dan mengarahkan mahasiswa ke halaman pembayaran penyedia.
- Setelah dibayar, penyedia mengirim pemberitahuan balik ke NeoSiakad.
- Pembayaran tercatat dan tagihan berkurang otomatis.
Kenapa tetap ada rekonsiliasi terjadwal
Pemberitahuan balik dari penyedia bisa gagal sampai — jaringan putus, layanan sedang bermasalah, atau pemberitahuannya hilang di jalan. Kalau hanya mengandalkan itu, akan ada pembayaran yang sudah lunas di penyedia tetapi masih tercatat menunggak di kampus.
Karena itu berjalan pula rekonsiliasi terjadwal yang menanyakan status transaksi ke penyedia dan menyelaraskannya. Inilah yang menutup celah tersebut — bukan tambahan yang bisa dimatikan tanpa akibat.
Menelusuri pembayaran yang tidak masuk
Bila mahasiswa mengaku sudah membayar tetapi tagihannya belum berkurang, periksa berurutan:
- Status transaksi di panel penyedia — apakah benar sudah lunas.
- Rekaman pemberitahuan balik pada sistem — apakah pernah diterima.
- Tunggu atau jalankan rekonsiliasi.
Isi permintaan dan balasan dari gateway disimpan untuk keperluan penelusuran, dengan masa simpan yang bisa diatur karena isinya bisa memuat data sensitif.
[Gambar — halaman Pengaturan Payment Gateway dengan pilihan penyedia dan lingkungan]