Setelah bagan akun dan periode siap, tiga menu berikut adalah tempat pencatatan harian berlangsung.
Jurnal Umum
Akuntansi → Jurnal Umum memuat seluruh jurnal, baik yang Anda tulis sendiri maupun yang dibuat sistem. Jurnal baru dimulai dari tombol Jurnal Baru: isi tanggal, keterangan, lalu baris-baris debit dan kredit.
Satu baris hanya boleh mengisi salah satu sisi — debit atau kredit, tidak keduanya. Dan jurnal hanya bisa diposting bila total debit sama persis dengan total kredit. Aturan ini ditegakkan saat menyimpan, bukan sekadar diingatkan.
Draf, diposting, dan dibalik
Jurnal lahir sebagai draf dan belum memengaruhi laporan apa pun. Tindakan Posting mengunci dan memasukkannya ke buku besar. Setelah diposting, jurnal tidak bisa diubah lagi.
Itu disengaja. Koreksi atas jurnal yang sudah diposting dilakukan lewat tindakan Balik, yang membuat jurnal baru berisi kebalikannya beserta alasan pembalikan yang Anda tulis. Hasilnya: jejak audit tetap utuh — pemeriksa bisa melihat apa yang semula dicatat, kapan dikoreksi, dan mengapa. Mengubah angka historis di tempat justru menghapus informasi itu.
Jurnal yang dibuat sistem
Sebagian jurnal muncul sendiri sebagai hasil peristiwa di modul lain — misalnya pembayaran yang diverifikasi. Baris semacam ini menampilkan entitas dan peristiwa sumbernya, dan sengaja tidak bisa disunting manual. Kalau ada yang salah, yang diperbaiki adalah transaksi sumbernya, bukan jurnalnya.
Kas & Bank
Akuntansi → Kas & Bank adalah daftar tempat uang disimpan: kas tunai dan rekening bank. Tiap baris ditautkan ke satu akun di bagan akun, dan dari situlah saldonya dihitung.
Perhatikan: saldo tidak disimpan sebagai angka. Ia selalu dihitung ulang dari jurnal yang sudah diposting. Konsekuensinya menenangkan — saldo tidak akan pernah menyimpang dari buku besar karena satu proses gagal di tengah jalan. Konsekuensi lainnya: saldo hanya berubah setelah jurnalnya diposting, bukan saat masih draf.
Data rekening seperti nama bank, nomor, dan atas nama diisi di sini karena kelak dipakai sebagai instruksi transfer bagi pembayar.
Transaksi Kas
Akuntansi → Transaksi Kas adalah cara mencatat uang masuk dan keluar tanpa menulis jurnal secara manual. Tersedia tiga jenis:
- Masuk — penerimaan selain pelunasan tagihan, misalnya hibah atau pendapatan lain-lain.
- Keluar — pengeluaran operasional.
- Transfer — pindah buku antar kas atau rekening. Jenis ini meminta kas asal dan kas tujuan, bukan akun lawan.
Anda cukup memilih kas dan akun lawannya; jurnalnya disusun sistem.
Persetujuan dulu, baru masuk buku
Transaksi berjalan lewat status: draf, menunggu persetujuan, lalu disetujui atau ditolak. Jurnal baru terbentuk saat transaksi disetujui — bukan saat dibuat. Ini yang membuat pemisahan tugas mungkin dijalankan: staf mencatat, pejabat berwenang menyetujui, dan yang belum disetujui tidak pernah menyentuh laporan.
Bukti transaksi diunggah lewat pustaka media seperti berkas lain di NeoSiakad, sehingga tetap bisa ditelusuri saat pemeriksaan.
[Gambar — formulir Jurnal Umum dengan baris debit-kredit dan penjumlah di bawahnya]