Dua menu di grup Akuntansi ini adalah fondasi seluruh modul. Selama keduanya belum beres, jurnal tidak bisa ditulis dan laporan tidak akan berarti apa-apa.
Bagan Akun (COA)
Bagan akun sudah terisi otomatis saat modul dinyalakan, dengan susunan yang lazim untuk yayasan pendidikan. Anda tidak perlu menyusunnya dari nol — cukup menyesuaikan.
Daftarnya ditampilkan sebagai pohon yang bisa diciutkan, mengikuti hubungan induk-anak antar akun. Tiap akun punya beberapa penanda yang menentukan perilakunya:
- Tipe — aset, kewajiban, aset neto, pendapatan, atau beban. Tipe inilah yang menentukan akun tersebut muncul di neraca atau di laporan laba rugi.
- Saldo normal — debit atau kredit.
- Bisa dijurnal — hanya akun paling ujung yang boleh menjadi baris jurnal. Akun induk berfungsi sebagai penjumlah, bukan tempat mencatat.
- Klasifikasi arus kas — operasi, investasi, atau pendanaan. Penanda ini dipakai laporan Arus Kas untuk mengelompokkan mutasi kas.
Akun sistem tidak bisa dihapus
Sebagian akun ditandai sebagai akun sistem karena dirujuk aturan pencatatan otomatis. Akun semacam ini tidak bisa dihapus — kalau tidak dipakai, nonaktifkan saja. Ini bukan pembatasan sewenang-wenang: menghapusnya akan membuat pencatatan otomatis gagal di tengah jalan, dan kegagalan itu baru ketahuan berbulan-bulan kemudian saat laporan tidak seimbang.
Menambah akun sendiri tetap bebas. Yang perlu diperhatikan hanya dua hal: letakkan di bawah induk yang tepat, dan tandai "bisa dijurnal" hanya bila akun itu memang tempat mencatat.
Periode Akuntansi
Periode adalah kotak bulanan tempat jurnal mendarat. Satu baris mewakili satu bulan. Alih-alih membuatnya satu per satu, gunakan tindakan Generate Periode Tahun … di bagian atas halaman: sekali jalan, dua belas periode untuk tahun yang Anda pilih akan dibuat. Menjalankannya dua kali aman — periode yang sudah ada dilewati, bukan digandakan.
Menutup dan membuka kembali
Periode yang sudah selesai direkonsiliasi ditutup lewat tindakan Tutup Periode. Setelah tertutup, jurnal baru tidak bisa lagi mendarat di bulan itu — inilah yang menjaga laporan bulan lalu tidak berubah diam-diam setelah dilaporkan ke pimpinan.
Kalau ternyata ada yang terlewat, tersedia tindakan Buka Kembali. Gunakan seperlunya: periode yang berkali-kali dibuka tutup membuat angka laporan tidak pernah bisa dipegang.
Tutup Tahun Buku
Di akhir tahun, tindakan Tutup Tahun Buku membuat jurnal penutup yang memindahkan seluruh saldo pendapatan dan beban ke aset neto. Sebelum menjalankannya, sistem memeriksa bahwa seluruh periode dalam tahun tersebut sudah ditutup — pemeriksaan ini sengaja ada, karena menutup tahun di atas bulan yang masih terbuka menghasilkan angka pembuka tahun berikutnya yang salah.
[Gambar — Bagan Akun dalam tampilan pohon dengan akun induk yang bisa diciutkan]