Pengaturan Surat: Identitas, Format Nomor, Tanda Tangan, dan PDF

Halaman Pengaturan → Pengaturan Surat berlaku untuk seluruh institusi dan hanya dibuka admin dan admin BAA. Isilah sebelum surat pertama diterbitkan.

Identitas di surat

• Nama institusi — mengisi ${nama_institusi} di kop.
• Kode institusi — mengisi token {kode_institusi} di format nomor. Wajib bila format nomor memakainya.
• Kota — dipakai ${kota_tanggal}, misalnya "Banjarmasin, 10 Oktober 2026".
• Kode prodi — kode unit tiap prodi untuk token {kode_prodi}. Bila dikosongkan, dipakai kode prodi dari data akademik.

Penomoran global

Format bawaan: {seq:3}/{kode_kategori}/{kode_institusi}/{bulan_romawi}/{tahun}, yang menghasilkan nomor seperti 007/SKA/STMIK/X/2026. {seq:3} adalah nomor urut berlebar tiga digit.

• Nomor urut kembali ke 1 setiap awal tahun (bawaan), atau setiap tanggal tertentu — misalnya 09-01 untuk kampus yang menghitung per tahun akademik.
• Periode nomor diturunkan dari tanggal surat, bukan dari tanggal hari ini. Surat bertanggal mundur masuk ke deret periodenya sendiri.
• Sakelar izinkan tanggal mundur bawaannya mati: tanggal surat tidak boleh lebih tua dari surat terakhir di deret yang sama, supaya nomor dan tanggal tetap berurutan.

Melanjutkan nomor dari buku agenda lama

Kampus yang pindah ke NeoSiakad di tengah tahun biasanya sudah sampai nomor tertentu. Pakai tombol Setel Nomor Terakhir di kanan atas halaman: pilih Deret, isi Nomor terakhir yang sudah terpakai, dan surat berikutnya akan memakai nomor sesudahnya. Tombol ini membaca aturan yang tersimpan — simpan dulu perubahan aturan nomor sebelum menekannya. Bagian Deret berjalan di halaman yang sama menampilkan posisi nomor tiap deret pada periode hari ini.

Tidak ada pratinjau "nomor berikutnya" di mana pun — membaca nomor berikutnya sebelum terbit sama saja dengan memesannya.

Tanda tangan dan QR

Bagian Tanda Tangan & QR mengatur lebar gambar tanda tangan (bawaan 40 mm) dan lebar QR verifikasi (bawaan 25 mm). Surat yang sudah terbit tetap memakai ukuran saat ia terbit.

Konversi PDF

PDF adalah hasil utama surat terbit, dibuat oleh layanan konversi yang dipasang pengelola server. Alamat dan kredensial layanan itu sengaja tidak bisa diisi dari halaman ini.

• Terpasang berarti server tahu ke mana mengirim berkas — bukan bahwa layanannya sedang hidup.
• Untuk memastikan layanannya menjawab, tekan Uji Konversi PDF. Hasilnya PDF contoh berisi satu baris per huruf (Times New Roman, Arial, Calibri, dan seterusnya), masing-masing ditulis dengan huruf itu sendiri. Baris yang tampak sama dengan baris lain berarti huruf tersebut tidak terpasang di layanan.
• Belum terpasang berarti surat terbit diunduh sebagai .docx saja. Itu tetap dokumen yang sah.

[Gambar — halaman Pengaturan Surat dengan bagian Penomoran, Tanda Tangan & QR, dan Konversi PDF]