Satu kategori = satu jenis surat. Kategori menyimpan template Word, daftar isian yang diminta saat membuat surat, siapa yang boleh memakainya, dan aturan nomornya. Bukalah Persuratan → Kategori Surat.
Urutan kerja yang disarankan
- Rancang suratnya di Word dan tulis placeholder
${kunci}di tempat yang isinya berganti tiap surat. - Buat kategori dengan sakelar Aktif dimatikan dulu, unggah berkasnya di bagian Template, lalu tambahkan Isian.
- Simpan, lalu baca panel Placeholder di template.
- Tekan Uji Template dan buka hasilnya di Word.
- Bila sudah benar, nyalakan Aktif.
Identitas, cakupan, dan masa berlaku
- Kode mengisi
{kode_kategori}di nomor surat; Urutan menentukan posisinya di pilihan kategori. - Cakupan — kategori global dipakai seluruh institusi; kategori ber-prodi hanya oleh prodi itu, dan suratnya selalu diterbitkan atas nama prodi tersebut.
- Masa Berlaku — Mulai berlaku dan Berlaku sampai. Di luar rentang itu kategori tidak ditawarkan saat membuat surat.
Isian
Setiap isian punya Kunci (nama placeholder-nya: kunci keperluan mengisi ${keperluan}), Label, Tipe, sakelar Wajib diisi, Nilai bawaan, dan Petunjuk. Tipe yang tersedia:
- Teks singkat, Teks panjang, Tanggal, Angka, dan Pilihan — masing-masing mengisi satu placeholder.
- Mahasiswa (dipilih dari data) dan Dosen (dipilih dari data) — operator memilih orangnya, dan sistem menyediakan sekaligus nama, NIM/NIDN, prodi, dan seterusnya.
- Pejabat penanda tangan (Bank TTD) — nama, jabatan, nomor induk, dan gambar tanda tangan.
- Tabel (beberapa baris) — daftar yang jumlah barisnya berbeda tiap surat.
Cara menulis placeholder untuk tiap tipe dijelaskan di panduan Menyusun Template Surat.
Placeholder di template dan Uji Template
Sesudah disimpan, panel Placeholder di template mendaftar setiap placeholder yang ditemukan di berkas: dari isian, diisi sistem, atau TAK TERPETAKAN. Yang tak terpetakan akan tercetak mentah seperti ${Nama} di surat — biasanya salah ketik, huruf besar, spasi, tanda hubung, atau isiannya belum dibuat.
Kategori yang Aktif tidak bisa disimpan selama masih ada yang tak terpetakan. Matikan dulu sakelar Aktif untuk menyimpan pekerjaan yang belum selesai. Panel itu memeriksa berkas yang tersimpan; berkas yang baru dipilih diperiksa saat Anda menekan simpan.
Uji Template (di halaman Lihat dan Ubah kategori) mengunduh surat contoh: isian diisi nilai contoh dalam kurung siku, tabel dua baris contoh, tanda tangan dan QR diganti kotak bertulisan contoh, dan nomornya [DRAF — belum bernomor]. Tidak ada surat yang dibuat dan tidak ada nomor yang terpakai. Hasilnya selalu .docx, bukan PDF.
Aturan nomor per kategori
- Deret Nomor — Ikut deret global (nomor urut berbagi dengan kategori lain) atau Deret terpisah (nomor urut sendiri).
- Format Nomor — kosongkan untuk memakai format global. Format kategori wajib memuat
{kode_kategori}, supaya teks nomor dua kategori tidak bisa kembar. - Nomor Urut Kembali ke 1 dan Tanggal Reset (BB-HH) — bila dikosongkan, ikut aturan global.
Mengganti deret atau aturan reset kategori yang sudah dipakai memulai periode baru. Bila setelah itu muncul pesan "nomor sudah dipakai surat lain", pulihkan lewat Setel Nomor Terakhir di Pengaturan Surat.
Duplikat
Tombol Duplikat menyalin kategori beserta isian dan aturannya. Salinannya lahir nonaktif, supaya tidak langsung ditawarkan sebelum Anda memeriksanya.
[Gambar — formulir Kategori Surat dengan panel Placeholder di template yang menandai satu placeholder TAK TERPETAKAN]