Template adalah berkas Word biasa. Di tempat yang isinya berganti tiap surat, tulis placeholder berbentuk ${kunci}. Sistem hanya mengganti placeholder itu; kop, huruf, dan tata letak tidak disentuh.
Aturan menulis placeholder
- Nama hanya huruf kecil, angka, dan garis bawah, diawali huruf, paling panjang 40 karakter.
${Nama},${ nama }, dan${nama-lengkap}adalah placeholder lain dan tidak akan terisi. - Ketik sekali jadi dari
$sampai}. Bila salah, hapus seluruh placeholder lalu ketik ulang — membetulkan huruf per huruf bisa memecahnya di dalam berkas Word tanpa terlihat. - Jangan menebalkan atau memiringkan separuh placeholder. Seluruhnya boleh.
- Jangan menaruh placeholder di kotak teks (text box), SmartArt, atau field otomatis Word.
- Simpan sebagai Word Document (.docx) — bukan
.doc,.dotx, atau.odt— paling besar 5 MB.
Placeholder sistem
Selalu tersedia tanpa perlu dibuat isiannya, dan kunci isian Anda tidak boleh memakai nama yang sama: ${nomor_surat}, ${tanggal_surat}, ${tanggal_surat_pendek}, ${kota_tanggal}, ${perihal}, ${tujuan}, ${lampiran}, ${kode_kategori}, ${nama_kategori}, ${nama_institusi}, ${nama_prodi}, ${penerbit_nama}, dan ${qr}.
Selama surat masih draf, ${nomor_surat} tercetak [DRAF — belum bernomor].
Isian Mahasiswa dan Dosen
Untuk isian Mahasiswa ber-kunci mhs: ${mhs} atau ${mhs_nama}, ${mhs_nim}, ${mhs_prodi}, ${mhs_angkatan}, ${mhs_tempat_lahir}, ${mhs_tanggal_lahir}, ${mhs_jenis_kelamin}, dan ${mhs_status}. Isian Dosen ber-kunci wali menyediakan ${wali_nama}, ${wali_nidn}, ${wali_nuptk}, ${wali_nip}, dan ${wali_jabatan}.
Mahasiswa yang ditawarkan mengikuti unit penerbit surat: surat sebuah prodi hanya menawarkan mahasiswa prodi itu. Dosen tidak dibatasi prodi. Sesudah surat terbit, isinya tidak berubah walau data orangnya kemudian diperbarui.
Blok tanda tangan pejabat
Untuk isian Pejabat penanda tangan (Bank TTD) ber-kunci ketua: ${ketua_nama}, ${ketua_jabatan}, ${ketua_nidn}, ${ketua_nidn_label}, dan ${ttd_ketua} — gambar tanda tangannya. Perhatikan: awalan ttd_, bukan akhiran.
- Jangan menulis "NIDN." secara tetap di template — pejabat ber-NIP akan tercetak keliru. Pakai
${ketua_nidn_label}. - Gambar hanya tercetak bila pejabatnya punya gambar tanda tangan di Bank TTD. Tanpa gambar, tempatnya dikosongkan untuk ditandatangani basah.
- Pilihan Peran (misalnya Ketua Program Studi) mengikuti unit penerbit surat, jadi satu kategori bisa dipakai semua prodi. Pilihan Orang tertentu hanya menawarkan pejabat tingkat institusi dan pejabat prodi unit penerbit itu.
- Tanda tangan pribadi yang diunggah dosen dari Profil tidak pernah muncul sebagai "orang tertentu".
QR verifikasi
Taruh ${qr} di baris tersendiri. Saat surat diterbitkan, tempat itu diisi QR yang membuka halaman verifikasi publik: nomor, tanggal, perihal, kategori, unit penerbit, dan statusnya. Tujuan, isi isian, dan nama penerbit tidak ditampilkan. Di pratinjau dan Uji Template yang tampil kotak "CONTOH QR" — QR sungguhan baru ada di surat terbit. Template tanpa ${qr} tetap sah.
Isian Tabel
Buat tabel di Word dengan baris kepala dan satu baris isi yang memuat ${matkul_no} serta ${matkul_nama}, ${matkul_sks}, dan seterusnya. Baris itu digandakan sebanyak baris yang diisi operator.
- Semua placeholder kolom sebuah tabel berada di SATU baris yang sama, dan tidak boleh muncul di luar tabel, di tabel lain, atau di kop/kaki halaman.
${matkul}tanpa akhiran bukan placeholder — ia akan ditandai tak terpetakan.- Batas: 8 kolom, 100 baris per surat, 500 karakter per sel. Kunci kolom
nodicadangkan.
Huruf yang aman untuk PDF
PDF dibuat oleh layanan di server, bukan oleh Word di komputer Anda. Huruf yang tidak terpasang di layanan diganti huruf lain yang lebarnya berbeda: baris bisa pindah dan halaman bisa bertambah. Pakai huruf surat dinas yang lazim — Times New Roman, Arial, Calibri, Cambria, Tahoma, Bookman Old Style, Courier New — dan periksa PDF surat pertama dari setiap kategori baru.
[Gambar — template Word dengan placeholder blok tanda tangan, ${ttd_ketua}, dan ${qr}]