Modul Persuratan menerbitkan surat keluar dari template Word (.docx) yang diunggah kampus sendiri: surat keterangan aktif kuliah, surat tugas, surat izin penelitian, dan sejenisnya. Kop, tata letak, dan huruf tetap milik berkas Word Anda — sistem hanya mengganti isian berbentuk ${kunci} di dalamnya. Surat masuk dan pengajuan surat oleh mahasiswa tidak termasuk modul ini.
Modul ini mati sampai dinyalakan
Persuratan dikendalikan sakelar feature_persuratan yang bawaannya MATI. Selama mati, panel /persuratan tidak ada bagi siapa pun, super admin sekalipun — gejalanya mirip "tidak punya izin", padahal modulnya memang belum menyala. Sakelarnya ada di panel Siakad, Setting → Pengaturan Aplikasi, tab Fitur.
Urutan yang aman: nyalakan, isi Pengaturan Surat, siapkan kategori beserta templatenya, baru mulai menerbitkan. Nomor yang sudah terbit tidak bisa ditarik kembali.
Siapa yang memakainya
- Admin dan admin BAA — mengelola seluruh institusi: kategori global maupun milik prodi, seluruh surat, dan halaman Pengaturan Surat.
- Kaprodi dan admin prodi — bekerja di dalam prodinya sendiri: membuat kategori milik prodinya, memakai kategori global tanpa bisa mengubahnya, dan hanya melihat surat prodinya. Mereka tidak membuka Pengaturan Surat.
Prodi yang boleh disentuh kaprodi dan admin prodi diambil dari isian Program Studi di akunnya (panel Siakad, Setting → Users). Akun tanpa prodi tertaut melihat daftar kosong — bukan seluruh institusi. Perbaikannya di akun pengguna, bukan di modul surat.
Menu di panel /persuratan
- Persuratan → Surat — daftar surat dengan tab per status, tombol Buat Surat, dan seluruh aksi penerbitan.
- Persuratan → Kategori Surat — jenis-jenis surat: template, isian, cakupan, masa berlaku, dan aturan nomornya.
- Pengaturan → Pengaturan Surat — identitas institusi di surat, format nomor global, ukuran tanda tangan dan QR, serta keadaan konversi PDF.
Bila Asisten AI kampus aktif, panel ini juga punya menu Asisten AI (tepat di bawah beranda) bagi admin, BAA, admin prodi, dan kaprodi. Ia menunjukkan letak menu dan menjawab cara memakai Persuratan dari panduan ini — misalnya "bagaimana cara menerbitkan surat bernomor?" — tetapi tidak membaca isi surat maupun data di dalamnya.
Siklus sebuah surat
- Draf — bebas diubah dan dihapus. Belum bernomor.
- Terbit — nomor lahir, isinya membeku, berkasnya tersimpan. Tidak bisa diubah atau dihapus lagi.
- Dibatalkan — surat terbit yang ditandai batal. Nomornya tetap tercatat dan tidak dipakai ulang, berkasnya tetap ada, dan QR verifikasinya menjawab "dibatalkan".
[Gambar — panel /persuratan dengan menu Surat, Kategori Surat, dan Pengaturan Surat]