Buka Persuratan → Surat. Tab di atas daftar memisahkan surat per status: Semua, Draf, Terbit, dan Dibatalkan.
Membuat draf
Tekan Buat Surat, pilih Kategori, Unit Penerbit, lalu isi Perihal, Tujuan, Lampiran, dan isian kategorinya. Kategori yang ditawarkan hanya yang tersedia hari ini: aktif, ber-template, dan dalam masa berlakunya. Kategori milik satu prodi selalu diterbitkan atas nama prodi itu.
Draf belum bernomor dan bebas diubah atau dihapus.
Pratinjau
Di halaman Lihat atau Ubah surat, tombol Pratinjau mengunduh surat seperti apa adanya sekarang, dengan nomor [DRAF — belum bernomor]. Pratinjau membaca isi yang tersimpan — simpan dulu perubahan Anda sebelum memeriksanya.
Terbitkan — saat inilah nomor lahir
Tombol Terbitkan ada di halaman Lihat dan di baris tabel, tidak di halaman Ubah. Modalnya hanya meminta Tanggal surat: tidak boleh di masa depan, dan nomor urut serta periode deret diturunkan dari tanggal ini.
- Nomor surat baru lahir saat Terbitkan, bukan saat draf disimpan. Modal sengaja tidak menampilkan nomornya, karena penerbitan lain bisa mendahului Anda.
- Sesudah terbit, isi surat membeku: nama mahasiswa, pejabat, dan gambar tanda tangannya tidak ikut berubah walau datanya kemudian diperbarui.
- Nomor yang sudah terbit tidak bisa ditarik — hanya dibatalkan.
- Penerbitan yang gagal tidak membakar nomor; pesannya menyebut sebabnya, misalnya placeholder tanpa isian atau tanggal yang lebih tua dari surat terakhir di deretnya.
Unduh PDF dan Unduh .docx
- Unduh PDF adalah hasil utama, tetapi hanya ada di server yang punya layanan konversi PDF. Bila tombol ini tidak tampil, server Anda belum memilikinya — surat tetap sah dan diunduh sebagai Word.
- PDF dibuat sekali sesudah surat terbit, lalu tidak berubah lagi, juga bila template kategorinya kemudian diganti. Rincian surat bertulisan "Dibuat saat pertama diunduh" berarti PDF-nya belum jadi; menekan Unduh PDF membuatnya saat itu.
- Bila Unduh PDF gagal, notifikasinya menyebut sebabnya dan suratnya tetap terbit. Unduh .docx selalu tersedia bagi surat bernomor.
Buka Verifikasi
Setiap surat terbit tercatat di daftar verifikasi. Aksi Buka Verifikasi di menu baris tabel membuka halaman publik yang sama dengan hasil pindaian QR-nya. Halaman Lihat surat menampilkan status verifikasinya beserta tautannya: Aktif, Dicabut, atau Belum tercatat.
Batalkan
Surat terbit yang keliru dibatalkan, bukan dihapus. Tombol Batalkan meminta Alasan pembatalan. Nomor dan berkasnya tetap ada dan nomornya tidak dipakai ulang, tetapi verifikasinya langsung dicabut: QR di surat yang sudah beredar akan menjawab "Surat Dibatalkan". Untuk menggantinya, buat surat baru — ia mendapat nomor baru.
[Gambar — halaman Lihat surat terbit dengan tombol Unduh PDF, Unduh .docx, dan Batalkan]