Mengajukan cuti atau izin
Pegawai membuka Pengajuan Cuti/Izin, memilih jenis, rentang tanggal, dan alasannya. Sisa kuota ditampilkan hidup saat pengisian, dihitung dari pengajuan yang sudah disetujui. Jenis yang tidak muncul di pilihan biasanya dibatasi bagian Siapa yang boleh mengajukan pada jenis itu.
Bila jenisnya meminta lampiran, setiap lampiran punya tempat unggahnya sendiri. Lampiran Wajib baru ditagih saat pengajuan diajukan, bukan saat disimpan sebagai draft — jadi draft boleh disimpan dulu sambil menyiapkan berkas. Draft yang tidak jadi dikirim bisa dibuang dengan Hapus draft.
Persetujuan berjenjang
Saat pengajuan dikirim, sistem menelusuri rantai atasan dari profil pengaju dan membekukannya sebagai daftar penyetuju per tingkat. Konsekuensinya penting: atasan yang berganti di tengah jalan tidak menggeser pengajuan yang sedang berjalan.
- Persetujuan berjalan berurutan — tingkat berikutnya baru aktif setelah tingkat sebelumnya menyetujui.
- Satu tingkat menolak, pengajuan berstatus Ditolak.
- Jumlah tingkat ditentukan per jenis pengajuan.
- Rantai atasan yang lebih pendek dari jumlah tingkat akan memakai yang ada.
- Tanpa atasan sama sekali, pengajuan ditolak saat dikirim. Perbaikannya di profil, bukan di pengajuan.
Atasan memutuskan
Atasan membuka menu Persetujuan yang berisi pengajuan menunggu keputusannya. Aksi Rincian memperlihatkan lampiran dan rantai penyetujunya; setelah itu atasan menyetujui atau menolak disertai catatan.
Rantai macet: Kelola Pengajuan
Bila penyetuju berhalangan lama, admin pemegang izin kelola pengajuan (bawaannya admin dan BAA) membuka Administrasi → Kelola Pengajuan. Di sana tersedia tiga aksi:
- Rincian — isi pengajuan, lampiran, dan posisi rantainya.
- Alihkan penyetuju — tingkat yang sedang menunggu keputusan dipindahkan ke Penyetuju pengganti, dan penyetuju baru menerima notifikasi.
- Putuskan langsung (override) — melangkahi rantai persetujuan dengan Keputusan dan Alasan override yang wajib diisi. Tingkat yang masih menunggu ikut ditutup dengan catatan itu, dan pemohon diberi tahu.
Hanya pengajuan yang masih menunggu keputusan yang bisa dialihkan atau di-override; pengajuan yang sudah diputuskan tidak bisa diubah dari sini.
Pengajuan yang disetujui tidak langsung menulis kehadiran
Ini sering ditanyakan. Pengajuan untuk tanggal yang belum tiba tidak langsung membuat baris kehadiran. Status kehadiran hari itu baru ditetapkan saat penutupan hari berjalan, dan saat itulah pengajuan yang disetujui dibaca. Satu penulis status, satu waktu — sehingga tidak mungkin ada dua sumber yang berselisih.
WFA — bekerja dari mana saja
Ada dua cara mengaktifkannya:
- Berulang — penanda WFA per hari pada jadwal kerja, misalnya setiap Jumat.
- Sekali waktu — lewat Administrasi → WFA/Izin untuk rentang tanggal tertentu. Bisa untuk satu orang, bisa untuk seluruh kampus sekaligus.
Saat WFA aktif, pemeriksaan radius dilewati — tetapi koordinat dan jaraknya tetap dicatat, dan ketukannya diberi penanda WFA. Kampus tetap tahu orangnya absen dari mana.
Logbook
Pada hari WFA, pemeriksaan lokasi sengaja dilewati — sehingga logbook adalah satu-satunya bukti aktivitas yang tersisa. Karena itu kampus bisa mewajibkannya lewat setelan. Saat kewajiban itu menyala, pegawai diperingatkan di halaman Logbook, dan kehadiran WFA tanpa logbook ditandai saat penutupan hari.
Tandanya adalah penanda, bukan status: hari itu tetap Hadir, dan yang bertambah hanya hitungan di kolom WFA tanpa logbook pada Rekap Kehadiran. Logbook yang menyusul kemudian menghapus tandanya pada penutupan berikutnya.
[Gambar — daftar Persetujuan dengan tingkat penyetuju dan statusnya]