Tiga hal harus ada sebelum siapa pun bisa absen: lokasi, jadwal kerja, dan profil. Urutan penyiapannya persis seperti itu.
Lokasi dan radius
Administrasi → Lokasi. Setiap lokasi punya titik koordinat dan radius dalam meter — inilah pagar yang menentukan absen diterima atau ditolak.
Formulirnya menyediakan peta: klik untuk menaruh pin, dan lingkaran radius terlihat di atas denah. Dua alat bantu mempercepatnya:
- Cari tempat — ketik nama gedung atau alamat, lalu tekan Enter. Pencarian sengaja tidak berjalan per ketikan; tanpa Enter tidak ada hasil.
- Lokasi saya — menetapkan titik dari GPS perangkat Anda. Ini jalur tercepat bila Anda sedang berdiri di gedung yang bersangkutan, dan tetap bekerja walau gambar peta gagal dimuat.
Saat membuat lokasi baru, peta dipusatkan ke posisi Anda, tetapi koordinatnya belum terisi. Ini disengaja: admin di kantor pusat yang mendaftarkan kampus cabang tidak boleh mendapati koordinat kantornya sendiri tersimpan. Titik baru terisi saat Anda mengklik peta, memilih hasil pencarian, atau menekan Lokasi saya.
Koordinat numerik tetap sumber kebenarannya; peta hanya alat bantu mengisi. Radius yang terlalu sempit membuat orang gagal absen di lantai atas gedung yang sama — mulailah dari angka yang masuk akal untuk luas kampus Anda, lalu rapatkan bila perlu.
Jadwal kerja
Administrasi → Jadwal Kerja. Sebuah jadwal adalah template bernama berisi tujuh baris hari, Minggu sampai Sabtu. Ketujuh baris selalu ada — untuk menandai hari libur, matikan toggle Hari kerja, jangan mencari cara menghapus barisnya. Per hari ditentukan:
- Hari kerja atau libur.
- Jam masuk dan jam pulang.
- Mode ketukan — hanya masuk, atau masuk dan pulang.
- Istirahat — Tanpa istirahat, Dipotong otomatis, atau Absen keluar & masuk. Mode Dipotong otomatis mengambil durasinya dari Istirahat mulai dan Istirahat selesai, lalu memotongnya dari jam kerja harian — keduanya wajib diisi, karena tanpa jam istirahat potongannya 0 menit.
- Toleransi telat dalam menit.
- Jam kerja minimum dalam menit.
- Penanda WFA untuk hari kerja dari mana saja yang berulang, misalnya tiap Jumat.
Shift lintas tengah malam didukung. Bila jam pulang lebih awal atau sama dengan jam masuk, sistem membacanya sebagai pulang keesokan harinya. Satpam yang masuk 22:00 dan pulang 06:00 tercatat benar sebagai satu hari kerja penuh — dengan satu syarat penting yang dijelaskan di panduan Pengaturan E-Presensi.
Kunci jam absen
Bawaannya, absen masuk dan absen pulang boleh dilakukan kapan saja — pulang sebelum jamnya tetap tercatat pulang cepat. Bila kampus ingin membatasinya, nyalakan toggle Kunci jam absen pada template jadwal. Dua isian per hari lalu berlaku:
- Batas absen masuk — lewat jam ini absen masuk ditutup. Yang belum masuk hanya bisa absen pulang; hari itu tercatat Hadir dengan penanda tanpa absen masuk, dan jam kerjanya dianggap sama dengan Minimal menit kerja jadwal. Kosong berarti tanpa batas.
- Jeda min. sebelum pulang (menit) — absen pulang terkunci sampai sekian menit setelah absen masuk. Sesudah jeda lewat, pulang sebelum jamnya tetap tercatat pulang cepat. Kosong berarti tidak dikunci.
Selama toggle Kunci jam absen mati, kedua isian itu DIABAIKAN walau terisi. Mengisi batasnya saja tidak mengunci apa pun.
Pada shift lintas tengah malam, batas dihitung seperti jam pulang: untuk shift 22:00–06:00, batas 01:00 berarti pukul 01:00 esok harinya.
Profil
Administrasi → Profil. Profil menautkan seseorang ke jadwal kerjanya dan menyimpan dua hal yang sering terlupa:
- Atasan — penentu ke mana pengajuan cuti orang ini dikirim. Tanpa atasan, pengajuannya ditolak dengan pesan bahwa atasan belum diatur. Ini disengaja: tidak ada jalur cadangan diam-diam ke admin.
- Wajib presensi — bila dimatikan, orang itu tidak pernah dianggap alfa dan tidak masuk hitungan kewajiban. Dipakai untuk dosen luar biasa dan sejenisnya. Ia tetap boleh absen sukarela, dan absennya tetap tercatat.
Jadwal bawaan menghemat penyiapan
Orang yang profilnya belum menyebut jadwal akan gagal absen dengan pesan bahwa jadwalnya belum diatur. Supaya modul bisa langsung dipakai sebelum seluruh profil dilengkapi satu per satu, isi jadwal kerja bawaan di Pengaturan E-Presensi. Dikosongkan berarti benar-benar tidak ada bawaan.
Jenis pengajuan dan kuota
Administrasi → Jenis Pengajuan mendefinisikan macam pengajuan yang tersedia — cuti tahunan, izin, sakit, dinas luar, dan seterusnya — beserta jumlah tingkat persetujuan dan kuota bawaan per tahun. Beberapa isian yang mengubah hasil tanpa terlihat:
- Memotong kuota — dimatikan berarti tanpa batas (mis. sakit); kuota tidak pernah menolak pengajuan jenis itu.
- Aktif — dimatikan berarti jenis itu hilang dari pilihan pemohon. Pengajuan yang sudah berjalan tetap menempuh rantainya.
- Dihitung hadir — untuk jenis seperti dinas luar: tidak masuk kantor, tetapi bukan ketidakhadiran. Hari yang tertutup pengajuan jenis ini yang disetujui dihitung ke kolom Hadir di Rekap Kehadiran. Yang berubah hanya rekapnya — status harian orang itu tetap kategori jenisnya.
Siapa yang boleh mengajukan
Bagian Siapa yang boleh mengajukan pada jenis pengajuan membatasi pemohonnya. Kosongkan keduanya bila jenis itu berlaku untuk semua orang.
- Syarat jenis kelamin — dibaca dari biodata dosen atau pegawai. Orang yang jenis kelaminnya belum diisi di biodata tidak lolos syarat ini, sehingga jenisnya tidak muncul baginya.
- Daftar penerima — orang yang namanya ada di sini selalu boleh, apa pun jenis kelaminnya.
Perhatikan kombinasinya: bila hanya daftar penerima yang diisi, hanya orang di daftar itu yang boleh mengajukan.
Lampiran pengajuan
Bagian Lampiran pada jenis pengajuan berisi dokumen yang diminta dari pemohon — misalnya surat dokter untuk jenis sakit. Setiap lampiran punya Nama lampiran dan bisa ditandai Wajib. Pemohon mengunggah satu berkas per lampiran. Kosongkan bagian ini bila jenisnya tak butuh lampiran.
Administrasi → Kuota menyimpan hak seseorang per jenis per tahun, dan boleh ditimpa per orang. Yang perlu diketahui: kuota terpakai tidak pernah disimpan, melainkan dihitung langsung dari pengajuan yang sudah disetujui. Jadi angka sisa kuota selalu sesuai keadaan, dan tidak mungkin basi.
[Gambar — formulir Lokasi dengan peta, pin, dan lingkaran radius]