Tiga cara mencatat kehadiran
Setiap pertemuan bisa dipresensi dengan tiga cara, dan ketiganya boleh dipakai di pertemuan yang sama:
- Input manual — Anda mencentang status tiap mahasiswa lewat tindakan Presensi. Selalu tersedia.
- Presensi QR — Anda memproyeksikan QR, mahasiswa memindainya dengan kamera ponsel masing-masing. Perlu diaktifkan lebih dulu oleh operator BAA.
- Presensi mandiri — mahasiswa mengirim kehadirannya sendiri dari menu Jadwal di panel Mahasiswa selama jam pertemuan, tanpa QR dan tanpa tindakan apa pun dari Anda. Perlu diaktifkan lebih dulu oleh operator BAA.
Di mana membukanya
Urut dari yang paling cepat:
- Jadwal Mengajar → klik pertemuan di kalender → pilih Presensi atau Presensi QR.
- Jadwal Mengajar → tombol Per Ruangan → menu titik tiga pada baris pertemuan.
- Kelas Diampu → pilih kelas → sub-navigasi Jadwal → menu titik tiga.
Untuk pertemuan hari ini ada jalan yang lebih pendek: kartu Hari ini di dasbor memuat tombol Presensi dan QR langsung di baris pertemuannya. Operator BAA memakai Akademik → Kelas Kuliah → [kelas] → Jadwal.
Alur Presensi QR
- Buka pertemuan, pilih Presensi QR, tekan Buka Sesi Presensi.
- Proyeksikan layar ke kelas. QR berganti otomatis tiap beberapa detik supaya tidak bisa difoto lalu dikirim ke teman yang tidak hadir.
- Mahasiswa memindai dengan kamera ponsel bawaan, masuk bila perlu, lalu menekan Konfirmasi Hadir. Membuka tautannya saja belum dihitung hadir.
- Setelah selesai, tekan Tutup Sesi.
Presensi mandiri dari menu Jadwal mahasiswa
Bila kampus mengaktifkannya, mahasiswa melihat kartu Presensi Sekarang di halaman Jadwal selama kuliah Anda berlangsung, lalu memilih status kehadirannya sendiri — hadir, izin, atau sakit, sesuai status yang diizinkan kampus. Yang perlu Anda ketahui:
- Hanya selama jam pertemuan. Presensi dibuka beberapa menit sebelum jam mulai dan ditutup pada jam selesai atau beberapa menit sesudahnya, sesuai setelan kampus. Di luar rentang itu mahasiswa tidak bisa mengirim.
- Tidak berlaku untuk pertemuan yang dibatalkan, diliburkan, atau presensinya sudah dikunci.
- Catatan wajib untuk status tertentu. Status yang oleh kampus ditandai wajib catatan — bawaannya izin dan sakit — tidak bisa dikirim tanpa alasan. Alasan itu tampil di kolom Catatan saat Anda membuka Lihat Presensi.
- Kiriman mahasiswa bertanda Mandiri. Di Lihat Presensi, kiriman ini bertanda Mandiri beserta jam kirimnya. Mahasiswa tidak bisa mengubah kirimannya sendiri; koreksi selalu lewat Anda.
Presensi ujian sebagai pengawas
Bila Anda ditugasi mengawasi ujian, atau ujian itu milik kelas yang Anda ampu, pertemuan ujiannya muncul di Jadwal Mengajar dengan tindakan yang sama: Presensi dan Presensi QR. Yang perlu diketahui:
- Daftarnya hanya memuat mahasiswa yang KRS-nya aktif — sama dengan nama di Daftar Hadir Ujian.
- Kehadiran tercatat pada jadwal ujian, terpisah dari presensi kuliah, sehingga rekap kehadiran kuliah tidak ikut bertambah.
- Presensi mandiri untuk ujian hanya terbuka bila operator mengizinkannya pada jadwal ujian itu. Bila tidak, mahasiswa tidak melihat ujiannya di kartu Presensi Sekarang, dan kehadirannya dicatat lewat Anda atau QR.
Kalau beberapa cara dipakai bersamaan
Ini wajar terjadi — ada mahasiswa yang lupa membawa ponsel atau baterainya habis. Aturannya:
- Mahasiswa yang sudah Anda input tidak bisa lagi memindai QR maupun presensi mandiri. Datanya dianggap final.
- Anda selalu bisa mengubah hasil pindaian maupun kiriman mandiri lewat tindakan Presensi biasa. Setelah Anda menyimpannya, tandanya di Lihat Presensi berubah menjadi Dosen.
- Satu mahasiswa hanya punya satu data kehadiran per pertemuan — yang sudah memindai QR tidak bisa lagi presensi mandiri, dan sebaliknya. Tidak akan ada data ganda.
- Menutup sesi QR tidak menimpa data yang sudah ada.
Membaca angka di layar
Saat sesi QR terbuka, layar menampilkan tiga baris angka:
- Angka besar — berapa mahasiswa yang sudah tercatat dari total peserta kelas, apa pun cara pencatatannya. Inilah penanda "sudah selesai atau belum".
- Baris kehadiran — dari yang sudah tercatat, berapa yang hadir dan berapa yang tidak.
- Baris asal input — berapa yang Anda input dan berapa yang memindai QR. Bila ada mahasiswa yang presensi mandiri, jumlahnya ikut disebut di baris ini.
Kedua baris bawah selalu berjumlah sama dengan angka besar, jadi tidak ada mahasiswa yang "hilang" dari hitungan.
Kalau Presensi QR atau presensi mandiri tidak tersedia
Artinya kampus belum mengaktifkannya — keduanya nonaktif sampai dinyalakan, masing-masing dengan sakelarnya sendiri. Operator BAA membukanya di Setting → Pengaturan Operasional → tab Kehadiran: bagian Presensi QR Mandiri untuk QR, dan bagian Presensi Mandiri Mahasiswa untuk presensi dari menu Jadwal. Selama belum diaktifkan, presensi tetap berjalan manual seperti biasa.
Kaitan dengan nilai
Bila kampus memakai komponen kehadiran dalam penilaian, rekap presensi inilah sumbernya. Jadi mengisi presensi tiap pertemuan bukan sekadar administrasi — ia ikut menentukan nilai akhir mahasiswa.
[Gambar — layar sesi Presensi QR yang sedang terbuka beserta tiga baris angkanya]