Panduan ini untuk panitia PMB. Bacalah Alur Penerimaan Mahasiswa Baru lebih dulu bila belum.
Menyiapkan sebelum pendaftaran dibuka
Tiga hal harus disiapkan berurutan, dan ketiganya berada di grup menu Panitia:
- Periode — satu periode penerimaan, misalnya tahun ajaran 2026/2027. Di sini pula ditetapkan angkatan yang akan dipakai saat calon menjadi mahasiswa nanti.
- Gelombang — di dalam satu periode bisa ada beberapa gelombang, masing-masing dengan tanggal buka, tanggal tutup, biaya pendaftaran, dan kuota tersendiri.
- Jalur — jalur masuk seperti reguler, prestasi, atau alih jenjang. Untuk tiap jalur ditetapkan pemetaannya ke jalur masuk dan jenis pendaftaran PDDIKTI, serta daftar berkas yang wajib diunggah.
Daftar berkas per jalur inilah yang muncul di formulir calon, jadi tetapkan dengan cermat sebelum pendaftaran dibuka. Mengubahnya di tengah jalan membuat calon lama dan calon baru mengunggah berkas yang berbeda.
Membuka pendaftaran ke publik
Halaman informasi PMB di website kampus baru muncul setelah modul PMB diaktifkan di Pengaturan PMB. Bawaannya tidak aktif, supaya kampus bisa menyiapkan seluruhnya lebih dulu tanpa terlihat publik.
Halaman itu membaca jalur, gelombang, dan biaya langsung dari data yang Anda isi, dan menentukan sendiri mana yang sedang dibuka atau sudah ditutup berdasarkan tanggalnya. Tidak ada yang perlu Anda salin ulang ke website.
Memverifikasi pembayaran
Buka menu Tagihan. Tagihan yang buktinya sudah diunggah calon berstatus menunggu verifikasi. Periksa buktinya, lalu gunakan tindakan verifikasi pembayaran:
- Setuju — tagihan menjadi lunas, dan verifikasi berkas terbuka.
- Tolak — tagihan kembali ke belum bayar, dan calon dapat mengunggah ulang.
Gelombang yang bebas biaya tidak menerbitkan tagihan sama sekali dan langsung dianggap beres.
Memverifikasi berkas
Buka menu Pendaftar. Periksa kelengkapan dan keterbacaan berkas, lalu verifikasi.
Bila tombolnya tidak dapat ditekan, penyebabnya hampir selalu satu: tagihan calon belum lunas. Ini penguncian yang disengaja, bukan kesalahan sistem.
Bila ada data yang keliru, kembalikan pendaftaran ke keadaan draf agar calon dapat memperbaikinya sendiri — jauh lebih baik daripada Anda mengetik ulang atas namanya. Saat mengembalikan, tersedia pilihan mengirim email pemberitahuan ke calon berisi keterangan apa yang perlu diperbaiki, sehingga ia tidak perlu menebak. Pendaftaran yang pernah dikembalikan ditandai di daftar, jadi Anda tahu mana yang sudah pernah bolak-balik.
Bukti bayar yang diunggah sebagai PDF ditampilkan dengan aman sebagai berkas, bukan dipaksa dirender sebagai gambar yang gagal tampil.
Menetapkan kelulusan
Setelah berkas terverifikasi, tetapkan hasil seleksi: lulus atau tidak lulus. Keputusan tidak lulus bersifat final, jadi pastikan sebelum menetapkannya.
Penetapan dapat dilakukan per calon atau untuk banyak calon sekaligus.
Menerbitkan NIM
Calon berstatus lulus diregistrasikan lewat tindakan penerbitan NIM, baik satu per satu maupun sekaligus banyak.
Sistem akan menolak bila:
- statusnya belum lulus;
- calon sudah pernah diregistrasikan — penerbitan ulang tidak akan menghasilkan mahasiswa ganda;
- biodata wajib belum lengkap — nama, jenis kelamin, tanggal lahir, atau agama. Pesannya menyebutkan persisnya apa yang kurang;
- format NIM kampus memakai kode ringkas prodi sementara prodi tersebut belum mengisinya.
Bila ada satu langkah yang gagal, seluruh proses dibatalkan — tidak akan tertinggal data mahasiswa setengah jadi.
Jendela penerbitan menampilkan pratinjau NIM yang akan terbit beserta nomor urut berjalannya, sehingga Anda bisa memastikannya sebelum menekan tombol. Tersedia pula isian untuk menimpa NIM secara manual pada kasus khusus — misalnya melanjutkan penomoran dari sistem lama. NIM yang sudah dipakai akan ditolak, jadi penimpaan tidak bisa menghasilkan NIM kembar.
Format NIM dan nomor pendaftaran
Keduanya diatur di Pengaturan PMB memakai penanda yang diganti sistem: tahun empat digit, tahun dua digit, kode program studi, dan nomor urut dengan panjang tertentu.
Tersedia dua pilihan kode prodi. Yang pertama adalah kode resmi PDDIKTI — perlu diketahui bahwa kode ini ditimpa setiap kali sinkronisasi prodi dijalankan, sehingga tidak cocok bila kampus menginginkan kode NIM yang ringkas. Untuk itu tersedia kode ringkas tersendiri yang diisi per prodi di menu Program Studi panel Siakad, dan aman dari sinkronisasi.
Format NIM juga bisa berbeda per program studi. Prodi yang punya kebiasaan penomoran sendiri diberi formatnya sendiri di tabel per prodi; sisanya memakai format kampus.
Tiga cara nomor urut berjalan
Yang paling sering ditanyakan bukan formatnya, melainkan nomor urutnya. Pilihannya ada di Pengaturan PMB:
- Reset tiap tahun — nomor kembali ke 1 setiap periode masuk baru, dengan penghitung terpisah per prodi dan per tahun. Ini pola yang paling umum.
- Berkelanjutan, mulai dari jumlah mahasiswa prodi — nomor berlanjut lintas tahun. Titik awalnya diambil sekali dari jumlah mahasiswa prodi saat NIM pertama diterbitkan.
- Berkelanjutan, angka awal diisi manual per prodi — nomor berlanjut lintas tahun mulai dari angka yang Anda isi sendiri di tabel per prodi. Dipakai kampus yang melanjutkan penomoran dari sistem lama.
Yang perlu dipahami tentang dua mode berkelanjutan: angka awal hanya dibaca sekali, saat penghitung prodi itu pertama kali dibuat. Sesudah itu nomor murni bertambah satu demi satu. Sistem sengaja tidak membaca "NIM tertinggi" setiap kali menerbitkan — NIM hasil impor bisa berformat lain sehingga bagian nomornya salah dibaca, dan NIM antar-perguruan tinggi bisa kebetulan sama.
Akibat praktisnya: mengubah angka awal setelah NIM pertama terbit tidak akan menggeser nomor berikutnya. Bila Anda memang perlu menggesernya, koordinasikan dengan operator sistem sebelum gelombang berikutnya dibuka.
Memantau lewat dasbor
Dasbor panel PMB hanya menampilkan isinya bagi akun berperan panitia PMB dan super admin; calon mahasiswa yang masuk ke panel yang sama tidak melihatnya.
- Kartu Perlu tindakan — keterangannya menyebut gelombang yang sedang berlangsung beserta tanggal tutup dan sisa harinya, atau "Tidak ada gelombang yang sedang berlangsung." Angkanya: Pendaftar baru hari ini, Berkas menunggu verifikasi, Lulus, belum daftar ulang, dan Tagihan belum lunas, dihitung atas seluruh gelombang. Di bawahnya daftar antrean dengan tautan Tinjau ke Pendaftar atau Pembayaran; baris yang jumlahnya nol tidak ditampilkan. Tautan Semua pendaftar ada di pojok kartu.
- Tile Ringkas gelombang — Pendaftar, Terverifikasi, Lulus seleksi, dan Terdaftar (daftar ulang) untuk gelombang yang sedang berlangsung saja (seluruh pendaftar bila tidak ada yang berlangsung), ditambah Kuota terisi X% dari N bila gelombangnya berkuota dan tautan Gelombang.
- Enam grafik — Funnel Pendaftar, Status Tagihan Pendaftaran, Pendaftar per Gelombang, Pendaftar per Prodi, Pendaftar per Jalur, dan Tren Pendaftar.
Angkanya adalah keadaan saat halaman dibuka dan sebagian disimpan sementara sekitar satu menit; dasbor tidak memperbarui dirinya sendiri, jadi muat ulang halaman untuk angka terbaru. Gunakan dasbor ini untuk memantau capaian kuota selagi gelombang masih berjalan.
Setelah semua teregistrasi
Mahasiswa baru sudah ada di sistem, tetapi belum terlapor ke PDDIKTI. Pendorongan dilakukan operator BAA dari panel Siakad secara manual — biodata lebih dulu, baru riwayat pendidikannya. Koordinasikan waktunya dengan BAA.
[Gambar — daftar Pendaftar di panel PMB dengan tindakan verifikasi dan penerbitan NIM]