Modul PMB menangani penerimaan mahasiswa baru di dalam sistem yang sama dengan akademik. Bacalah panduan ini lebih dulu sebelum yang lain — sisanya akan jauh lebih mudah dipahami setelah petanya jelas.
Perjalanan seorang calon mahasiswa
- Melihat informasi — calon membuka halaman informasi PMB di website kampus.
- Mendaftar akun — ia membuat akun sendiri dan memperoleh peran pendaftar.
- Mengisi formulir — formulir bertahap lima langkah, tersimpan otomatis tiap langkah sehingga bisa dilanjutkan lain waktu.
- Mengirim — nomor pendaftaran terbit, dan tagihan biaya pendaftaran ikut terbit.
- Membayar — calon mengunggah bukti bayar.
- Panitia memverifikasi pembayaran — bila disetujui, tagihan menjadi lunas.
- Panitia memverifikasi berkas — memeriksa kelengkapan dokumen.
- Panitia menetapkan kelulusan — lulus atau tidak lulus.
- Panitia menerbitkan NIM — calon yang lulus diregistrasikan menjadi mahasiswa.
- Operator BAA mendorong ke PDDIKTI — dari panel Siakad, biodata lebih dulu, baru riwayat pendidikan.
Status pendaftar
- Draf — formulir masih diisi. Hanya pada status inilah calon boleh mengubah datanya.
- Terkirim — sudah dikirim, menunggu diproses panitia.
- Terverifikasi — berkasnya sudah diperiksa dan sah.
- Lulus atau Tidak Lulus — hasil seleksi. Tidak Lulus bersifat final.
- Teregistrasi — sudah ber-NIM dan resmi menjadi mahasiswa.
Perpindahan status hanya terjadi lewat tindakan bertombol yang berizin, bukan dengan menyunting kolom status. Ini disengaja supaya tidak ada pendaftar yang melompati tahap.
Dua urutan yang tidak boleh dibalik
Pertama: bayar dulu, baru verifikasi berkas. Tindakan verifikasi berkas terkunci selama tagihan calon belum lunas. Jadi bila panitia berkas melapor tombolnya tidak bisa ditekan, yang perlu diperiksa adalah pembayarannya, bukan izin aksesnya.
Kedua: biodata dulu, baru riwayat pendidikan saat mendorong ke PDDIKTI. Mengirim riwayat lebih dulu akan ditolak karena orangnya belum dikenal pangkalan data.
Apa yang terjadi saat NIM diterbitkan
Penerbitan NIM bukan sekadar memberi nomor. Dalam satu proses yang tak terpisah, sistem:
- menyalin biodata pendaftar menjadi biodata mahasiswa;
- membuat riwayat pendidikan ber-NIM dengan jalur masuk dan angkatan sesuai periode PMB;
- mengalihkan akun calon menjadi akun mahasiswa — nama penggunanya berubah menjadi NIM, dan perannya berubah dari pendaftar menjadi mahasiswa;
- menandai pendaftar sebagai teregistrasi.
Bila salah satu langkah gagal, seluruhnya dibatalkan. Tidak akan ada mahasiswa setengah jadi.
Konsekuensi yang perlu diberitahukan ke calon: setelah NIM terbit, ia masuk memakai NIM, bukan lagi nama pengguna lamanya, dan panelnya berubah menjadi panel Mahasiswa.
Sesi yang sedang berjalan pada perangkat calon dicabut saat itu juga. Ini disengaja: tanpa pencabutan, calon yang kebetulan sedang membuka panelnya akan tetap berada di panel PMB dengan peran lama sampai ia keluar sendiri — dan sebagian akan menyimpulkan NIM-nya belum terbit. Ia cukup masuk kembali memakai NIM.
NIM tidak akan kembar
Nomor urut NIM diambil dari penghitung tersendiri — per program studi dan per tahun bila kampus memakai mode reset tahunan, atau per program studi saja bila memakai mode berkelanjutan — dengan penguncian saat pengambilan. Meluluskan ratusan calon sekaligus tetap menghasilkan NIM yang unik, dan NIM yang sudah dipakai selalu ditolak, termasuk saat panitia menimpanya secara manual.
Bila format NIM kampus memakai kode ringkas prodi sementara prodi tersebut belum mengisinya, penerbitan NIM ditolak dengan pesan yang jelas, bukan diteruskan memakai kode lain. NIM sangat sulit diperbaiki setelah terbit, jadi sistem sengaja berhenti alih-alih menebak.
Dua audiens dalam satu panel
Panel PMB di /pmb dipakai dua kelompok sekaligus, dan masing-masing hanya melihat menunya sendiri:
- Calon mahasiswa — grup menu Pendaftaran: formulir, status, dan pembayaran.
- Panitia — grup menu Panitia: pendaftar, tagihan, periode, gelombang, jalur; ditambah grup Pengaturan.
[Gambar — diagram alur PMB dari pendaftaran sampai penerbitan NIM]